Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin met de locatie en de toernooivorm; die bepalen hoeveel teams, velden en speeltijd je aankunt. Open daarna de inschrijving en leg een sluitingsdatum vast, zodat je teams, dieetwensen en vrijwilligers op tijd kunt indelen. Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de teams zijn bevestigd. Controleer vóór de wedstrijddag niet alleen de volleyballen en netten, maar ook scoreborden, formulieren, sleutels en opgeladen apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooivorm bepalen
2 personen
3
Wedstrijdschema maken
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie plaatsen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Teams bevestigen
10
Scheidsrechters vastleggen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Reserveringen bevestigen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Bederfelijke boodschappen halen
2 personen
17
Teamindeling afdrukken
18
Wedstrijdformulieren afdrukken
19
Polsbandjes en bonnen sorteren
2 personen
20
Batterijen opladen
21
Materiaal controleren
2 personen
22
Sleutels ophalen
23
Locatie openen
2 personen
24
Zaal inspecteren
2 personen
25
Speelvelden uitzetten
4 personen
26
Netten opbouwen
4 personen
27
Scheidsrechterstoelen plaatsen
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
35
Broodjes voorbereiden
4 personen
36
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
37
Omroep testen
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarleggen
39
Schoonmaakpunten plaatsen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Teams registreren
3 personen
43
Wedstrijdregels uitleggen
2 personen
44
Opening verzorgen
2 personen
45
Wedstrijden begeleiden
6 personen
46
Scores bijhouden
4 personen
47
Wedstrijdballen uitgeven
48
Pauzes aankondigen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Broodjes en snacks serveren
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Speelvloer controleren
2 personen
55
Kleine blessures verzorgen
56
Finale begeleiden
6 personen
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Afsluiting aankondigen
59
Laatste consumpties serveren
2 personen
60
Wedstrijdadministratie afronden
2 personen

Nazorg

61
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
62
Netten afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelboxen legen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zaal vegen
2 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Locatie opleveren
2 personen
71
Sleutels retourneren
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
74
Borg en materialen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 3
Volleybalpalenaantal 6
Volleyballenaantal 12
Reservevolleyballenaantal 3
Veldlijnenaantal 3
Antislipmattenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 3
Scoreblokkenaantal 6
Wedstrijdformulierenaantal 30
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 24
Teamhesjesaantal 40
Reservepomp
Balnaaldenaantal 6
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 2
Wedstrijdhesjesaantal 4

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Scheidsrechterstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstekkersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Prikkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Broodmandenaantal 8
Koelmattenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Ovenwantenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 8
Afzetlintaantal 2
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Richtingsbordenaantal 8
Programmabordenaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Teamlabelsaantal 12
Prijzenbekersaantal 3

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je teams uitnodigt. Controleer hoeveel velden tegelijk passen en plan daarnaast tijd voor opbouw, inspectie en opruimen; alleen de wedstrijdduur is nooit de totale benodigde zaalhuur.
Laat inschrijvingen minimaal 7 dagen vóór het toernooi sluiten. Gebruik die einddatum om teams te bevestigen, dieetwensen te verzamelen en het wedstrijdschema zonder last-minute wijzigingen te maken.
Leg per veld een vaste scheidsrechter en vrijwilliger vast. Plan ook een vervanger, want een uitgevallen scheidsrechter of scorehouder legt anders direct een heel veld stil.
Maak per veld een materiaalset klaar met net en palen, veldlijnen, bal, reservebal, fluitje, scorebord, scoreblok, klembord en pennen. Neem een reservepomp en balnaalden mee; een lekke bal is snel vergeten maar lastig op de dag zelf op te lossen.
Open de locatie minstens 90 minuten vóór de eerste wedstrijd. Gebruik die tijd voor sleutels, zaalinspectie, veldopbouw, inschrijftafels, catering, teamindeling en een korte test van microfoons, speakers en verlengsnoeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en de toernooivorm. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken vooraf en sluit die minstens 7 dagen vóór de wedstrijddag, zodat je het schema en de teamindeling kunt afronden.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Bevestig eerst het aantal teams, beschikbare velden en de speeltijd per wedstrijd. Plan daarna per wedstrijd een blok met speeltijd én wisseltijd; houd minimaal 5 minuten tussen wedstrijden aan voor uitslagen, veldwissel en korte pauzes.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een volleybaltoernooi?: Voor elk veld dat gelijktijdig gebruikt wordt, heb je minimaal één scheidsrechter nodig. Bij twee velden plan je dus 2 scheidsrechters per ronde; leg daarnaast minstens 1 reserve vast voor pauzes of uitval.
Wat moet je op de wedstrijddag van een volleybaltoernooi controleren?: Controleer minimaal 90 minuten vóór de start de zaal, netten, palen, veldlijnen, volleyballen, scoreborden en wedstrijdformulieren. Test ook microfoons en speakers, laad tablets of laptops op en leg teamindelingen en pennen per veld klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.