Organiser un tournoi de volley-ball étape par étape

Un tournoi de volley-ball se prépare d’abord sur le format, puis sur les inscriptions et le planning des matchs. Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, car le nombre de terrains détermine la durée et le nombre d’équipes possibles. Prévoyez aussi les arbitres, les bénévoles, les feuilles de score et le matériel de secours. Les oublis les plus fréquents concernent les ballons de rechange, les aiguilles de pompe, les batteries et l’impression des documents de compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
3
Établir le planning des matchs
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Installer la promotion
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les équipes
10
Finaliser les arbitres
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier les prévisions météo
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Faire les courses de produits périssables
2 personnes
17
Imprimer la répartition des équipes
18
Imprimer les formulaires de compétition
19
Trier les bracelets et les tickets
2 personnes
20
Recharger les batteries
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Récupérer les clés
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Inspecter la salle
2 personnes
25
Délimiter les terrains
4 personnes
26
Monter les filets
4 personnes
27
Installer les chaises des arbitres
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer la table du concours
2 personnes
32
Installer la table traiteur
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer le point café
2 personnes
35
Préparer les sandwichs
4 personnes
36
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
37
Tester la sonorisation
2 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Installer les points de nettoyage
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Enregistrer les équipes
3 personnes
43
Expliquer les règles du concours
2 personnes
44
Assurer l’ouverture
2 personnes
45
Encadrer les matchs
6 personnes
46
Suivre les scores
4 personnes
47
Distribuer les balles de match
48
Annoncer les pauses
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier l’aire de jeu
2 personnes
55
Soigner les petites blessures
56
Encadrer la finale
6 personnes
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Annoncer la clôture
59
Servir les dernières consommations
2 personnes
60
Finaliser l’administration du concours
2 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
62
Démonter les filets
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Balayer la salle
2 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes
71
Rendre les clés
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Vérifier la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley-ballqté 3
Poteaux de volley-ballqté 6
Ballons de volleyqté 12
Ballons de volley de rechangeqté 3
Lignes de terrainqté 3
Tapis antidérapantsqté 6
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 3
Feuilles de scoreqté 6
Fiches de matchqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 24
Chasubles d’équipeqté 40
Pompe de rechange
Aiguilles de ballonqté 6
Cônesqté 24
Mètres rubansqté 2
Maillots de compétitionqté 4

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 6
Chaises pliantesqté 80
Chaises d’arbitreqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Prises de rechargeqté 6
Batteries externesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Corbeilles à painqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Gants de cuisineqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 2
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux du programmeqté 3
Nappesqté 8
Étiquettes d’équipeqté 12
Coupes de prixqté 3

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Choisissez le format avant d’envoyer les invitations : le nombre d’équipes, de terrains et de matchs fixe directement la durée du tournoi. Gardez une marge pour les retards entre deux rencontres.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis confirmez les équipes après vérification des effectifs. Demandez aussi les besoins alimentaires suffisamment tôt pour adapter le catering.
Préparez le planning des matchs et imprimez une répartition des équipes pour l’accueil. Prévoyez une feuille de score et un stylo par poste d’arbitrage, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Ne comptez pas uniquement sur le matériel principal : prenez des ballons de volley de rechange, une pompe, des aiguilles et des tapis antidérapants. Vérifiez chaque élément avant de récupérer les clés.
La veille, rechargez les batteries des ordinateurs, tablettes, enceintes et microphones. Le jour même, ouvrez la salle assez tôt pour l’inspecter, délimiter les terrains et installer les tables d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, lancer les inscriptions, confirmer les équipes et finaliser les arbitres. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour les courses, les impressions et la vérification du matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un tournoi de volley-ball ?: Ouvrez-les dès que le lieu et le format sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le tournoi. Fixez une date limite au moins 7 jours avant l’événement pour établir le planning définitif.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de volley-ball ?: Prévoyez au minimum un arbitre par terrain utilisé simultanément, plus une personne de remplacement. Pour deux terrains, préparez donc au moins 3 arbitres afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Que faut-il vérifier le matin d’un tournoi de volley-ball ?: Arrivez au moins 60 à 90 minutes avant le premier match pour récupérer les clés, inspecter la salle et délimiter les terrains. Vérifiez ensuite les filets, poteaux, ballons, tableaux de score, feuilles de match, sifflets et batteries.

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