Zo organiseer je een open dag van je volkstuinvereniging

Begin met het doel van de open dag en werk daarna in deze volgorde: bezoekers aanmelden, programma maken, vrijwilligers indelen en het terrein voorbereiden. Plan rondleidingen en activiteiten ruim vóór de publieksdag, zodat je weet wie waar nodig is. Verzamel dieetwensen en maak een plattegrond met ontvangst, koffie, buffet en routes. Controleer vlak voor opening de tuinpaden, bewegwijzering, stroompunten en voorraad. Zo voorkom je dat bezoekers verdwalen of dat koffie, stoelen en uitleg pas tijdens de drukte geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen openen
3
Posters verspreiden
3 personen
4
Materialen reserveren
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en plattegrond maken
2 personen
8
Rondleidingen plannen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Bewegwijzering ontwerpen
11
Folders en naamkaartjes printen
2 personen
12
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
13
Decoratie voorbereiden
3 personen
14
Activiteiten klaarzetten
2 personen
15
Verse boodschappen doen
3 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
19
Tuinpaden controleren
3 personen
20
Terrein schoonmaken
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Buffet en dranktafel inrichten
4 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Activiteitenstations klaarzetten
3 personen
29
Rondleiders instrueren
2 personen
30
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen

Event

31
Ontvangst bezoekers verzorgen
3 personen
32
Rondleidingen begeleiden
4 personen
33
Tuinactiviteiten begeleiden
3 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Avondverlichting inschakelen
40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Eten en drinken opruimen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Terrein en paden schoonmaken
4 personen
45
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
46
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 160
Koffiemokkenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafon

Decoratie

Spandoekenaantal 3
Vlaggetjeslijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 6

Activiteiten

Kinderkruiwagensaantal 2
Tuinhandschoenenaantal 20
Plantpotjesaantal 100
Handschepjesaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer

Ontvangst

Inschrijfformulierenaantal 120
Informatiefoldersaantal 150
Pennenaantal 20
Routepijlenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen vroeg en verwerk nieuwe inschrijvingen meerdere keren per week. Gebruik het aantal aanmeldingen om rondleidingen, naamkaartjes, zitplaatsen en catering te verdelen.
Maak het programma en de plattegrond uiterlijk één week vooraf. Zet ontvangst, koffie- en theestation, buffet, activiteiten en rondleidingsroutes duidelijk op de plattegrond en gebruik bij elke route een zichtbaar krijtbord of spandoek.
Plan per rondleiding een vaste begeleider en wijs daarnaast een vrijwilliger aan voor ontvangst, catering en activiteiten. Maak de indeling minstens 3 dagen vooraf bekend, zodat niemand op de ochtend zelf nog hoeft te zoeken.
Bereid houdbare producten en decoratie eerder voor, maar doe verse boodschappen pas kort voor de open dag. Koel dranken op tijd en zet koffie- en theestations pas klaar nadat tafels, stoelen en stroomvoorziening gecontroleerd zijn.
Loop het terrein de dag ervoor volledig na: controleer tuinpaden, ruim op, plaats afvalbakken en test verlengkabels, stekkerdozen, speakers en microfoon. Bouw partytenten en tafels op vóór de ontvangsttafel en het buffet worden ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag van een volkstuinvereniging?: Begin minimaal 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van materialen. Plan het programma en de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week voor de open dag en doe de terreincontrole de dag ervoor.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een volkstuinvereniging open dag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 per rondleiding en aparte hulp voor catering en activiteiten. Bij meerdere rondleidingen tegelijk heb je dus minstens 4 tot 6 mensen nodig, afhankelijk van de groepsgrootte.
Wanneer moet je de catering voor een open dag regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bepaal de hoeveelheden uiterlijk 1 week vooraf. Koop houdbare producten eerder en haal verse boodschappen bij voorkeur 1 dag voor de open dag; koel dranken tijdig.
Hoe voorkom je dat bezoekers verdwalen tijdens de open dag?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een plattegrond en markeer ontvangst, activiteiten en rondleidingsroutes. Plaats bewegwijzering op alle kruisingen en controleer de route de dag ervoor tijdens een volledige wandeling over het terrein.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.