Checklist voor een open dag van de volkstuinvereniging
Een open dag in de volkstuinvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je regelt rondleidingen, vrijwilligers, bewegwijzering, ontvangst, activiteiten en eten en drinken op het terrein. Begin met aanmeldingen en het programma, en werk daarna toe naar de inrichting van paden, tenten, tafels en stations. Deze checklist bevat 48 taken en 44 spullen, zodat je niets vergeet dat je op de dag zelf niet snel kunt vervangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Posters verspreiden
3 personen
Materialen reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Folders en naamkaartjes printen
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Activiteiten klaarzetten
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
Tuinpaden controleren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Activiteitenstations klaarzetten
3 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen
Event
Ontvangst bezoekers verzorgen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Tuinactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein en paden schoonmaken
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare bekersaantal 160
- Koffiemokkenaantal 80
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafon
Decoratie
- Spandoekenaantal 3
- Vlaggetjeslijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
- Krijtbordenaantal 6
Activiteiten
- Kinderkruiwagensaantal 2
- Tuinhandschoenenaantal 20
- Plantpotjesaantal 100
- Handschepjesaantal 20
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffer
Ontvangst
- Inschrijfformulierenaantal 120
- Informatiefoldersaantal 150
- Pennenaantal 20
- Routepijlenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de aanmeldingen zodra het programma en de rondleidingen vaststaan. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, zodat je hapjes en houdbare producten niet pas op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Plan de vrijwilligers per taak en tijdblok. Zet niet alleen mensen in voor rondleidingen, maar ook voor ontvangst, het koffie- en theestation, het buffet, bewegwijzering en het opruimen.
- Controleer tuinpaden en toegang vóór je partytenten, tafels en stoelen opbouwt. Los losse tegels, smalle doorgangen en plekken zonder duidelijke route uiterlijk een dag eerder op.
- Koel dranken pas nadat je de indeling van buffet en dranktafel hebt bepaald. Reserveer ruimte voor koelboxen, thermoskannen, afvalbakken en herbruikbaar servies, zodat bezoekers niet door elkaar heen lopen.
- Test microfoon, draagbare speakers, verlengkabels en stekkerdozen op het terrein voordat bezoekers komen. Een korte proef met de aankondigingen voorkomt dat rondleidingen of activiteiten slecht verstaanbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open dag van de volkstuinvereniging organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, posters, aanmeldingen en het reserveren van materialen. Plan het programma en de vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de open dag.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag van een volkstuinvereniging?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per rondleiding of activiteit en houd daarnaast bezetting voor ontvangst, catering en opruimen aan. Voor een programma met meerdere rondleidingen plan je de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
- Wanneer moet ik de catering voor een open dag regelen?
- Koop houdbare producten ongeveer 1 week vooraf en doe verse boodschappen 1 dag voor de open dag. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer ze nog één keer voordat je hapjes klaarmaakt.
- Wat moet ik op de ochtend van een volkstuinvereniging open dag controleren?
- Controleer eerst de tuinpaden, bewegwijzering, tenten, tafels en stoelen. Test daarna stroom en geluid, richt de ontvangsttafel en het buffet in en zet koffie, thee, dranken en activiteiten klaar voordat bezoekers arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.