Boodschappenlijst voor een open dag van de volk tuinvereniging

Voor een open dag in de volkstuin heb je meer nodig dan koffie en folders. Bezoekers blijven vaak langer wanneer er rondleidingen, activiteiten en een buffet zijn, dus plan servies, koeling en afvalverwerking vooraf. Denk ook aan materiaal dat op een grasveld of tuinpad nodig is: bewegwijzering, verlengkabels en bescherming tegen zon of een onverwachte bui. Gebruik de deelnemerslijst om hoeveelheden te bepalen en controleer uiterlijk een week vooraf wat al aanwezig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 160
Koffiemokkenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafon

Decoratie

Spandoekenaantal 3
Vlaggetjeslijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 6

Activiteiten

Kinderkruiwagensaantal 2
Tuinhandschoenenaantal 20
Plantpotjesaantal 100
Handschepjesaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer

Ontvangst

Inschrijfformulierenaantal 120
Informatiefoldersaantal 150
Pennenaantal 20
Routepijlenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Theezakjes - 2 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doos
- Plat water - 8 flessen
- Bruisend water - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Rosé wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 4 flessen
- Mini afbakbroodjes - 150 stuks
- Volkoren brood - 6 broden
- Roomboter - 2 pakken
- Jong belegen kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 1 kilogram
- Hummus - 8 bakjes
- Eiersalade - 6 bakjes
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Sla - 6 kroppen
- Rode paprika's - 12 stuks
- Appels - 8 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Aardbeien - 4 kilogram
- Appeltaarten - 6 stuks
- Vegan cake - 3 stuks
- Glutenvrije cake - 2 stuks
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoute pinda's - 4 zakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoekjes - 6 pakken

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en zet extra water klaar. Koel dranken in meerdere koelboxen, zodat niet alles tegelijk op één plek hoeft te staan.
Voorzie per aangemelde bezoeker één bord, beker en bestekset, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij een open inloop zijn herbruikbare bekers en een extra afwasronde praktischer dan precies inkopen.
Plan koffie en thee niet alleen voor de start. Zet per koffie- of theestation een koffiezetapparaat of waterkoker en een thermoskan klaar; controleer minstens 2 dagen vooraf of er genoeg koffiemokken zijn.
Zet bij buffet en dranktafel minimaal één afvalbak per drukke plek en plaats ze zichtbaar bij de uitgang. Leeg ze tijdens de open dag ten minste één keer, zeker wanneer er wegwerpverpakkingen of veel hapjes zijn.
Leg activiteitenmateriaal de avond ervoor apart klaar. Voor kinderen die met de tuin aan de slag gaan, zijn tuinhandschoenen en kinderkruiwagens snel vergeten; controleer ook of de tuinpaden vrij en veilig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een open dag van de volkstuinvereniging?: Neem per verwachte bezoeker één bord, beker en bestekset en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Verwacht je 50 bezoekers, leg dan minstens 55 sets klaar. Voor koffie plan je daarnaast één mok per gelijktijdige gebruiker, met extra exemplaren voor een tweede ronde.
Hoeveel drinken moet ik kopen voor een volkstuin open dag?: Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en ongeveer 1 tot 2 per persoon voor elk volgend uur. Voor 50 bezoekers en een open dag van 3 uur kom je daarmee uit op ongeveer 200 tot 350 drankjes, afhankelijk van het weer en de aanwezigheid van kinderen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een open dag in de volkstuin?: Koop houdbare producten, servetten en materiaal uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Haal verse boodschappen 1 dag van tevoren en koel de dranken de avond ervoor. Controleer 2 dagen vooraf ook tenten, verlengkabels, stekkerdozen en koffieapparaten.
Wat moet ik meenemen voor activiteiten tijdens een volkstuin open dag?: Leg per geplande activiteit het benodigde materiaal apart klaar en neem minstens 10 procent reserve mee voor verbruik of beschadiging. Voor kinderactiviteiten zijn tuinhandschoenen en kinderkruiwagens praktisch; bereid alles uiterlijk de avond vóór de open dag voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!