Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un huerto urbano
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido, las inscripciones y el montaje están definidos antes de invitar al público. Empieza calculando cuántas personas puede recibir el huerto por turno y reserva tiempo para preparar caminos, carpas, mesas y señalización. Después coordina las visitas guiadas, reparte funciones entre los voluntarios y recoge las preferencias dietéticas. El mismo día, deja la recepción y las bebidas listas antes de que llegue el primer grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Abrir inscripciones
- 3
Distribuir carteles
3 personas
- 4
Reservar materiales
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Crear el programa y el plano
2 personas
- 8
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Diseñar la señalización
- 11
Imprimir folletos y tarjetas con nombres
2 personas
- 12
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
- 13
Preparar la decoración
3 personas
- 14
Preparar las actividades
2 personas
- 15
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
- 16
Preparar aperitivos
4 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar la estación de café y té
2 personas
- 19
Revisar los caminos del jardín
3 personas
- 20
Limpiar el recinto
4 personas
- 21
Montar las carpas
4 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 24
Montar el bufé y la mesa de bebidas
4 personas
- 25
Colgar la decoración
3 personas
- 26
Colocar la señalización
2 personas
- 27
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 28
Preparar los puestos de actividades
3 personas
- 29
Instruir a los guías
2 personas
- 30
Realizar la sesión informativa para voluntarios
3 personas
Evento
- 31
Atender la recepción de visitantes
3 personas
- 32
Guiar visitas
4 personas
- 33
Guiar actividades en el jardín
3 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Encender la iluminación nocturna
- 40
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Recoger comida y bebida
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Desmontar las carpas
4 personas
- 44
Limpiar el recinto y los caminos
4 personas
- 45
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 46
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
- 47
Devolver el material prestado
2 personas
- 48
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 120
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Megáfono
Decoración
- Banderolascant. 3
- Guirnaldas de banderinescant. 8
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Pizarrascant. 6
Actividades
- Carretillas infantilescant. 2
- Guantes de jardineríacant. 20
- Macetas pequeñascant. 100
- Palitas de manocant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Escobascant. 4
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
Recepción
- Formularios de inscripcióncant. 120
- Folletos informativoscant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Flechas de rutacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de antelación y pide nombre, número de asistentes y preferencias dietéticas. Cierra la lista 3 o 4 días antes para ajustar las compras y preparar las tarjetas con nombres.
- Divide las visitas guiadas en grupos y fija una duración de 30 a 45 minutos. Reserva 15 minutos entre turnos para evitar que la recepción, los caminos y las zonas de descanso se saturen.
- Asigna los voluntarios por funciones concretas, no solo por horario: recepción, guía, apoyo en actividades, comida y bebidas. Prepara una lista final 2 días antes y deja un suplente para cada tarea crítica.
- Revisa los caminos y monta las carpas al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y el sonido antes de que lleguen los visitantes; resolverlo después suele interrumpir las visitas.
- Compra los productos frescos el día anterior o la misma mañana y enfría las bebidas con varias horas de margen. Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y coloca una papelera cerca del bufé y otra junto a la salida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un huerto urbano?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite abrir inscripciones, distribuir carteles, reservar materiales, preparar el programa y asignar voluntarios sin dejar el montaje para el último día.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada por un huerto urbano?
- Calcula entre 30 y 45 minutos por grupo, según el tamaño del recinto y las actividades previstas. Añade unos 15 minutos entre grupos para recibir a los siguientes visitantes y evitar cruces en los caminos.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Compra los productos no perecederos varios días antes y los frescos el día anterior o la misma mañana. Pon las bebidas a enfriar al menos 4 horas antes y monta el café, el té y el bufé entre 60 y 90 minutos antes de abrir.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como base, asigna 1 persona a recepción, 1 guía por grupo, 1 persona para actividades y 1 para comida y bebidas. Para dos grupos simultáneos, cuenta con al menos 6 voluntarios y añade un suplente.
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