Organiser une journée portes ouvertes dans des jardins familiaux

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours visiteur simple, pas par la décoration. Fixez d’abord les horaires, le nombre de visiteurs attendu et le format des visites guidées, puis ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. Prévoyez ensuite l’accueil, la signalétique, les tentes, les tables et les boissons. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, le refroidissement des boissons et la circulation dans les allées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir les inscriptions
3
Distribuer les affiches
3 personnes
4
Réserver le matériel
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer le programme et le plan
2 personnes
8
Planifier les visites guidées
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Concevoir la signalétique
11
Imprimer les brochures et les badges nominatifs
2 personnes
12
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
13
Préparer la décoration
3 personnes
14
Préparer les activités
2 personnes
15
Faire les courses de produits frais
3 personnes
16
Préparer les en-cas
4 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer le stand café et thé
2 personnes
19
Vérifier les allées du jardin
3 personnes
20
Nettoyer le site
4 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Installer le buffet et la table des boissons
4 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Installer la signalisation
2 personnes
27
Tester le système de sonorisation
2 personnes
28
Installer les stations d’activités
3 personnes
29
Briefer les guides
2 personnes
30
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

31
Assurer l’accueil des visiteurs
3 personnes
32
Accompagner les visites guidées
4 personnes
33
Encadrer les activités de jardinage
3 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Vider les poubelles
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Allumer l’éclairage du soir
40
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Nettoyer le site et les allées
4 personnes
45
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
46
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone

Décoration

Banderolesqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6

Activités

Brouettes pour enfantsqté 2
Gants de jardinageqté 20
Petits pots de plantationqté 100
Petites pelles à mainqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours

Accueil

Formulaires d'inscriptionqté 120
Brochures d’informationqté 150
Stylosqté 20
Flèches de directionqté 20

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date et demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et la présence éventuelle d’enfants. Vous pourrez ainsi dimensionner les en-cas, les boissons et les groupes de visite.
Construisez un programme avec des créneaux de visite de 30 à 45 minutes, en gardant 15 minutes entre deux groupes. Ce délai permet aux bénévoles de rejoindre leur poste et d’éviter les croisements dans les allées.
Attribuez les rôles des bénévoles avant l’envoi des invitations : accueil, accompagnement des visites, buffet, café, activités et rangement. Prévoyez au moins une personne de remplacement par grand poste pour les pauses et les absences.
Vérifiez le site la veille : allées praticables, zones à nettoyer, emplacement des tentes, tables et chaises, ainsi que les rallonges et multiprises. Faites cette vérification avant l’arrivée du matériel, car une prise trop éloignée peut modifier toute l’installation.
Préparez séparément les produits longue conservation et les produits frais. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture, puis installez le stand café et thé avec les tasses, thermos, machines à café et bouilloires avant le premier accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes ?: Commencez 4 semaines avant la date. Envoyez les invitations et ouvrez les inscriptions environ 3 semaines à l’avance, puis confirmez les bénévoles, les visites et le matériel au plus tard 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de jardins familiaux ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 accompagnateur par groupe de visite et 1 personne pour le buffet et les boissons. Ajoutez 1 remplaçant pour chaque poste si la journée dure plus de 3 heures.
Combien de temps doit durer une visite guidée du jardin ?: Comptez 30 à 45 minutes par visite, avec des groupes de 10 à 15 personnes pour que chacun entende les explications. Laissez 15 minutes entre deux départs pour remettre le groupe en ordre et éviter les embouteillages.
Quand préparer les boissons et les en-cas pour les portes ouvertes ?: Achetez les produits longue conservation 5 à 7 jours avant et les produits frais la veille. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et préparez les en-cas le matin même, selon les capacités de conservation.

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