Tag der offenen Tür im Kleingartenverein organisieren

Ein Tag der offenen Tür im Kleingartenverein braucht mehr als offene Gartentore. Plane zuerst den Besucherfluss, das Programm und die Zuständigkeiten, bevor du Essen, Zelte und Dekoration vorbereitest. Anmeldungen helfen bei Führungen und Verpflegung, während ein klarer Lageplan den Empfang entlastet. Besonders häufig werden Beschilderung, Stromanschlüsse, Kühlung und die Einteilung der Freiwilligen zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen öffnen
3
Poster verteilen
3 Personen
4
Materialien reservieren
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
8
Führungen planen
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Beschilderung entwerfen
11
Flyer und Namensschilder drucken
2 Personen
12
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
13
Dekoration vorbereiten
3 Personen
14
Aktivitäten vorbereiten
2 Personen
15
Frische Einkäufe erledigen
3 Personen
16
Snacks vorbereiten
4 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
19
Gartenwege prüfen
3 Personen
20
Gelände reinigen
4 Personen
21
Partyzelte aufbauen
4 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
24
Buffet und Getränketisch einrichten
4 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Beschilderung anbringen
2 Personen
27
Beschallungsanlage testen
2 Personen
28
Aktivitätsstationen aufbauen
3 Personen
29
Führer anweisen
2 Personen
30
Volunteer-Briefing abhalten
3 Personen

Event

31
Empfang der Besucher betreuen
3 Personen
32
Führungen begleiten
4 Personen
33
Gartenaktivitäten begleiten
3 Personen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Snacks servieren
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Mülleimer leeren
2 Personen
38
Geschirr abwaschen
2 Personen
39
Abendbeleuchtung einschalten
40
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

41
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
43
Partyzelte abbauen
4 Personen
44
Gelände und Wege reinigen
4 Personen
45
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
46
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
48
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 160
KaffeebecherAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Megafon

Dekoration

BannerAnz. 3
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
KreidetafelnAnz. 6

Aktivitäten

Kinder-SchubkarrenAnz. 2
GartenhandschuheAnz. 20
PflanztöpfeAnz. 100
HandschaufelnAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer

Empfang

AnmeldeformulareAnz. 120
InformationsbroschürenAnz. 150
StifteAnz. 20
WegweiserAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Lageplan und Führungszeiten spätestens 3 Wochen vorher fest. Plane pro Führung eine feste Person ein und begrenze die Gruppengröße, damit Wege und Parzellen nicht überfüllt werden.
Öffne die Anmeldung frühzeitig und frage Ernährungswünsche direkt ab. Bearbeite die Anmeldungen fortlaufend, statt erst wenige Tage vor dem Termin Namensschilder und Verpflegung zu planen.
Teile die Freiwilligen in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Besetze Empfang, Führungen, Buffet, Getränkestation und Aufsicht getrennt, damit niemand während einer Führung den Empfang verlassen muss.
Prüfe Gartenwege, Zelte und Stromanschlüsse am Vortag. Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung sollten getestet und so verlegt sein, dass keine Stolperstellen entstehen.
Kaufe haltbare Produkte einige Tage vorher und erledige frische Einkäufe erst 1 bis 2 Tage vor dem Termin. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Kaffee- und Teestation sowie Buffet getrennt auf und plane Abfallbehälter an mindestens 3 gut sichtbaren Stellen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Kleingartenverein planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Postern, Anmeldung und der Reservierung von Materialien. Programm, Führungen und Helfereinteilung sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin stehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens 1 Person am Empfang, 1 bis 2 Personen für Führungen, 2 Personen für Buffet und Getränke sowie eine wechselnde Aufsicht für Aktivitäten ein. Bei mehreren Führungen oder mehr als 50 Gästen brauchst du zusätzliche Schichten von 2 bis 3 Stunden.
Wann sollte man Getränke und Essen für den Gartentag vorbereiten?: Haltbare Lebensmittel kannst du 3 bis 5 Tage vorher einkaufen. Frische Zutaten, Snacks und gekühlte Getränke bereitest du am Vortag oder am Veranstaltungstag vor; Kaffee und Tee werden erst kurz vor Beginn aufgebaut.
Was wird bei einem Tag der offenen Tür im Kleingartenverein oft vergessen?: Häufig fehlen gut sichtbare Wegweiser, getestete Verlängerungskabel, genügend Namensschilder und eine klare Regelung für Ernährungswünsche. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und gehe den Lageplan einmal vollständig ab.

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