Een vogelbeurs organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie en de regels voor exposanten voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je de inschrijving vast, wijs je standplaatsen toe en maak je een plattegrond waarmee iedereen op de beursdag snel zijn plek vindt. Regel vroeg genoeg tafels, stoelen, reservekooien en betaalmiddelen. De laatste controle draait om veilige opstelling, voldoende water en voer, duidelijke bewegwijzering en een briefing voor exposanten en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Exposantenregels opstellen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Evenement aankondigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Plattegrond maken
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Noodcontactlijst opstellen
13
Exposantenbriefing versturen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Bezoekersinformatie publiceren
16
Entreetickets printen
17
Bewegwijzering printen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Reservekooien controleren
2 personen
21
Kasgeld voorbereiden
22
Betaalapparaten opladen
23
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
2 personen
28
Vogelkooien plaatsen
4 personen
29
Standnummers ophangen
2 personen
30
Inschrijfpunt inrichten
2 personen
31
Cateringpunt inrichten
2 personen
32
Verlichting aansluiten
2 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Vogelverzorgingspunt inrichten
2 personen
35
Catering aanvullen
2 personen
36
Betaalsysteem testen
2 personen

Event

37
Exposanten ontvangen
3 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Vogelwelzijn controleren
2 personen
43
Temperatuur controleren
44
Rondleidingen begeleiden
2 personen
45
Wachtrij begeleiden
2 personen
46
Tafels tussentijds schoonmaken
47
Meldingen bij stands opvolgen
2 personen
48
Sluiting omroepen
49
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

50
Vogelkooien veilig laten ophalen
3 personen
51
Kassa afsluiten
2 personen
52
Catering opruimen
2 personen
53
Meubilair afbreken
4 personen
54
Verlichting loskoppelen
2 personen
55
Afval sorteren
2 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Verloren voorwerpen registreren
59
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
60
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
61
Exposanten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 16
Tafelkledenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6
Wachtpalenaantal 6

Apparatuur

Reserve vogelkooienaantal 10
Transportkooienaantal 6
Voerbakjesaantal 30
Drinkbakjesaantal 30
Thermometersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

LED werklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Beursbanneraantal 2
Informatiebordenaantal 10
Standnummersaantal 40
Naambadgesaantal 60

Organisatie

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Kassa'saantal 2
Betaalbordjesaantal 4
Polsbandjesaantal 150

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de exposantenregels op vóór je het aanmeldformulier maakt. Neem daarin ook praktische grenzen op, zoals de beschikbare tafelruimte, toegestane kooien en de informatie die je per vogel of standhouder nodig hebt.
Wacht niet met de standindeling tot alle aanmeldingen binnen zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en maak uiterlijk enkele dagen voor de beurs een plattegrond met standnummers, looproutes en een aparte plek voor reservekooien.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Reserveer genoeg tijd om tafels, stoelen, tafelkleden, informatieborden en kabelmatten te plaatsen en voer vóór binnenkomst van bezoekers een volledige veiligheidsronde uit.
Controleer de vogelbenodigdheden afzonderlijk van de catering. Tel transportkooien, reserve vogelkooien, voerbakjes, drinkbakjes en thermometers na; een ontbrekend drinkbakje merk je vaak pas wanneer exposanten al binnen zijn.
Maak de betaalbalie de avond ervoor klaar. Laad betaalapparaten op, tel het kasgeld, print entreetickets en leg kassa’s, klemborden en balpennen klaar zodat de entree niet ophoudt door zoeken of een lege accu.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vogelbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, exposantenregels en het aanmeldformulier. Plan de uitnodigingen en aankondiging daarna, zodat je nog 2 tot 3 weken overhoudt voor de indeling, briefing en laatste controles.
Wanneer maak je de plattegrond van een vogelbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en sluit de definitieve plattegrond ongeveer 1 week voor de beurs. Zo kun je standnummers, bewegwijzering en de exposantenbriefing op tijd aanpassen.
Hoeveel reserve vogelkooien heb je nodig op een vogelbeurs?: Houd als praktische ondergrens 1 reservekooi per 10 geplande stands aan, met minimaal 2 kooien bij een kleine beurs. Controleer ze uiterlijk 2 dagen vooraf samen met voerbakjes, drinkbakjes en transportkooien.
Wanneer regel je vrijwilligers en de veiligheidsronde?: Deel vrijwilligers minstens 2 weken vooraf in en geef iedere vrijwilliger een duidelijke taak. Voer op de beursdag vóór de opening één volledige veiligheidsronde uit, inclusief kabels, nooduitgangen, verlichting, kooien en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.