Cómo organizar una feria de aves sin perder el control
Una feria de aves necesita más coordinación que una simple exposición: hay que organizar a los expositores, distribuir los puestos y prever el bienestar de los animales. Empieza reservando el recinto y fijando las normas antes de abrir las inscripciones. Después confirma participantes, diseña el plano y prepara equipos de reserva, pagos y señalización. El último día, una ronda de seguridad y un briefing claro evitan muchos problemas que suelen aparecer cuando las jaulas, los cables o los horarios se dejan para el final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Redactar las normas para expositores
2 personas
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Invitar a los expositores
2 personas
- 5
Anunciar el evento
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
2 personas
- 9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 10
Hacer el plano
- 11
Reservar mesas y sillas
- 12
Elaborar la lista de contactos de emergencia
- 13
Enviar el briefing a los expositores
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Publicar información para visitantes
- 16
Imprimir entradas
- 17
Imprimir señalización
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Reunir los materiales
2 personas
- 20
Comprobar las jaulas de reserva
2 personas
- 21
Preparar efectivo de caja
- 22
Cargar los terminales de pago
- 23
Limpiar materiales reutilizables
2 personas
- 24
Recoger las llaves del recinto
- 25
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
- 26
Montar mesas
4 personas
- 27
Colocar las sillas
2 personas
- 28
Colocar las jaulas para aves
4 personas
- 29
Colgar los números de stand
2 personas
- 30
Montar el punto de inscripción
2 personas
- 31
Montar el punto de catering
2 personas
- 32
Conectar la iluminación
2 personas
- 33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 34
Montar un punto de atención para aves
2 personas
- 35
Reponer el catering
2 personas
- 36
Probar el sistema de pago
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los expositores
3 personas
- 38
Registrar a los visitantes
3 personas
- 39
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Comprobar el bienestar de las aves
2 personas
- 43
Comprobar la temperatura
- 44
Guiar visitas
2 personas
- 45
Guiar la fila
2 personas
- 46
Limpiar las mesas entre usos
- 47
Gestionar las incidencias en los stands
2 personas
- 48
Anunciar el cierre
- 49
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 50
Gestionar la recogida segura de las jaulas para pájaros
3 personas
- 51
Cerrar la caja
2 personas
- 52
Recoger el catering
2 personas
- 53
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 54
Desconectar la iluminación
2 personas
- 55
Clasificar residuos
2 personas
- 56
Lavar la vajilla
2 personas
- 57
Limpiar el lugar
4 personas
- 58
Registrar objetos perdidos
- 59
Devolver el material alquilado
2 personas
- 60
Guardar el stock restante
2 personas
- 61
Agradecer a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 16
- Mantelescant. 20
- Papeleracant. 6
- Postes de esperacant. 6
Equipo
- Jaulas de aves de reservacant. 10
- Jaulas de transportecant. 6
- Comederoscant. 30
- Bebederoscant. 30
- Termómetroscant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Banner de la feriacant. 2
- Paneles informativoscant. 10
- Números de standcant. 40
- Credencialescant. 60
Organización
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Cajas registradorascant. 2
- Señalización de pagocant. 4
- Pulserascant. 150
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Redacta las normas para expositores antes de enviar invitaciones. Incluye qué información deben aportar, cómo funcionará el montaje y qué condiciones deben cumplir las jaulas, los comederos y los bebederos.
- Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para hacer el plano. Cuando conozcas el número definitivo de puestos, asigna espacios, numéralos y reserva mesas y sillas según esa distribución, no según una estimación inicial.
- Envía el briefing a los expositores al menos 7 días antes de la feria. Incluye horarios, acceso al recinto, normas, contacto de emergencia y el puesto asignado para que las dudas no se acumulen la víspera.
- Prepara una zona de contingencia para aves y material de reserva. Comprueba antes de abrir que las jaulas disponibles, los termómetros, los bebederos y las jaulas de transporte están limpios y listos para usar.
- Haz una ronda de seguridad antes de recibir al público y otra durante la feria. Revisa cables alargadores, regletas, alfombrillas, iluminación, salidas, pasillos y la disponibilidad de efectivo y terminales de pago.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aves?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el recinto y redacta las normas; deja al menos 3 semanas para gestionar inscripciones, confirmar expositores y preparar el plano definitivo.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?
- Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar preferencias dietéticas, asignar puestos, imprimir números y enviar el briefing final.
- ¿Qué debe incluir el briefing para los expositores?
- Envíalo al menos 7 días antes e incluye horarios de montaje, normas, acceso, contacto de emergencia, número de puesto y requisitos para jaulas, comederos y bebederos. También conviene indicar cuándo deben comunicar cualquier cambio.
- ¿Cuándo se hace la revisión de seguridad del recinto?
- Haz la primera ronda entre 60 y 90 minutos antes de abrir al público y repítela durante la feria. Comprueba pasillos, cables, iluminación, jaulas de reserva, bebederos y salidas antes de que lleguen los visitantes.
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