Eine Vogelbörse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Ausstellerregeln vor dem Versand der Einladungen fest. Nenne darin Anmeldefrist, Standmaße, erlaubte Tierarten, Anforderungen an Transportkisten und den Ablauf am Veranstaltungstag.
• Bearbeite die Anmeldungen nicht erst kurz vor der Börse. Bestätige jeden Aussteller nach der Prüfung und weise die Standplätze spätestens einige Tage vor dem Termin zu, damit ein verständlicher Lageplan verschickt werden kann.
• Plane die Tierbereiche getrennt von Kasse und Besucherfluss. Kontrolliere Ersatzkäfige, Transportkisten, Futterschüsseln, Futternäpfe und Thermometer vor dem Aufbau; fehlendes Zubehör lässt sich am Veranstaltungstag nur schwer ersetzen.
• Schicke das Ausstellerbriefing vorab und teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein. Für Einlass, Kasse, Wegweisung, Betreuung der Aussteller und eine Sicherheitsrunde sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
• Bereite am Vortag Kassenbestand, geladene Bezahlgeräte, Eintrittskarten und Beschilderung vor. Hole die Standortschlüssel rechtzeitig ab und teste Verlängerungskabel, Kabelmatten, Kaffeemaschinen und LED-Arbeitslampen vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Vogelbörse anmelden?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und den Ausstellerregeln. So bleiben etwa 4 bis 6 Wochen für Einladungen, Anmeldungen und die spätere Standplanung.

Wann sollte der Lageplan für eine Vogelbörse fertig sein?

Erstelle den Lageplan, sobald die Anmeldefrist abgelaufen und die Standvergabe geprüft ist – idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Börse. Verschicke ihn zusammen mit dem Ausstellerbriefing und den Ankunftsinformationen.

Wie viele Ersatzkäfige braucht man für eine Vogelbörse?

Plane mindestens 1 Ersatzkäfig je 10 bis 15 belegte Ausstellerstände ein, zusätzlich zu den regulären Käfigen. Bei 40 Ständen wären das beispielsweise 3 bis 4 Ersatzkäfige; kontrolliere sie vor dem Aufbau auf Verschlüsse und Sauberkeit.

Was muss am Tag der Vogelbörse zuerst erledigt werden?

Hole zuerst die Schlüssel ab und führe vor dem Einlass eine Sicherheitsrunde durch. Prüfe anschließend Fluchtwege, Kabelmatten, Käfige, Beschilderung, Kassenbestand und geladene Bezahlgeräte, bevor Aussteller und Besucher eintreffen.

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