Organiser un salon ornithologique, étape par étape
Un salon ornithologique se prépare d’abord avec un lieu adapté aux exposants, aux oiseaux et au public. Commencez par fixer les règles, ouvrir les inscriptions et réserver les tables, chaises et équipements nécessaires. Ensuite, construisez le plan des emplacements, répartissez les bénévoles et transmettez un briefing précis. Les derniers jours servent surtout à vérifier les cages, les accès, la caisse, les branchements et la sécurité, plutôt qu’à rattraper des oublis administratifs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Rédiger les règles des exposants
2 personnes
- 3
Créer le formulaire d’inscription
- 4
Inviter les exposants
2 personnes
- 5
Annoncer l'événement
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Confirmer les inscriptions
2 personnes
- 9
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 10
Créer le plan
- 11
Réserver des tables et des chaises
- 12
Établir la liste des contacts d'urgence
- 13
Envoyer le briefing des exposants
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Publier les informations aux visiteurs
- 16
Imprimer les billets d'entrée
- 17
Imprimer la signalisation
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Rassembler le matériel
2 personnes
- 20
Vérifier les cages de réserve
2 personnes
- 21
Préparer la caisse
- 22
Recharger les terminaux de paiement
- 23
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
- 24
Récupérer les clés du lieu
- 25
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
2 personnes
- 28
Installer les cages à oiseaux
4 personnes
- 29
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 30
Aménager le point d’inscription
2 personnes
- 31
Aménager le point de restauration
2 personnes
- 32
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 34
Aménager le point de soin pour oiseaux
2 personnes
- 35
Ravitailler le catering
2 personnes
- 36
Tester le système de paiement
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les exposants
3 personnes
- 38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 39
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 42
Vérifier le bien-être des oiseaux
2 personnes
- 43
Vérifier la température
- 44
Accompagner les visites guidées
2 personnes
- 45
Encadrer la file d’attente
2 personnes
- 46
Nettoyer les tables entre-temps
- 47
Suivre les messages des stands
2 personnes
- 48
Annoncer la fermeture
- 49
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 50
Faire récupérer les cages à oiseaux en toute sécurité
3 personnes
- 51
Clôturer la caisse
2 personnes
- 52
Ranger le service traiteur
2 personnes
- 53
Démonter le mobilier
4 personnes
- 54
Débrancher l'éclairage
2 personnes
- 55
Trier les déchets
2 personnes
- 56
Faire la vaisselle
2 personnes
- 57
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 58
Enregistrer les objets trouvés
- 59
Rendre le matériel loué
2 personnes
- 60
Ranger le stock restant
2 personnes
- 61
Remercier les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 20
- Chaisesqté 16
- Nappesqté 20
- Poubellesqté 6
- Poteaux d’attenteqté 6
Équipement
- Cages de réserve pour oiseauxqté 10
- Caisses de transportqté 6
- Gamellesqté 30
- Gobelets à boireqté 30
- Thermomètresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 10
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 6
Décoration
- Bannière de salonqté 2
- Panneaux d'informationqté 10
- Numéros de standqté 40
- Badges nominatifsqté 60
Organisation
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 20
- Caissesqté 2
- Panneaux de paiementqté 4
- Braceletsqté 150
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez assez d’espace pour les tables, les cages de réserve, les files d’attente et une circulation dégagée. Demandez aussi quand récupérer les clés et quelles sont les règles de branchement.
- Envoyez les règles aux exposants avec le formulaire d’inscription, puis fixez une date limite de réponse. Demandez dès le départ les besoins alimentaires, les coordonnées d’urgence et le matériel particulier à prévoir.
- Faites le plan des emplacements après la clôture des inscriptions, pas avant. Attribuez un numéro à chaque stand et transmettez le plan ainsi que les horaires d’installation au moins 7 jours avant le salon.
- Préparez les équipements sensibles 24 à 48 heures à l’avance : cages de réserve, caisses de transport, gamelles, gobelets à boire et thermomètres. Testez également les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles.
- Le jour J, prévoyez une ronde de sécurité avant l’ouverture et une seconde après l’installation. Vérifiez les câbles, les issues, les poubelles, l’éclairage de travail et la disponibilité des contacts d’urgence avant l’arrivée des visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon ornithologique ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Réservez le lieu au début, ouvrez les inscriptions environ 6 semaines avant et bloquez la dernière semaine pour le plan, le briefing, les impressions et les vérifications.
- Quand faut-il confirmer les exposants ?
- Confirmez les inscriptions 3 à 4 semaines avant le salon, une fois les besoins alimentaires et les contraintes d’emplacement recueillis. Envoyez ensuite le numéro de stand, le plan et les horaires d’installation au moins 7 jours avant.
- Combien de cages de réserve faut-il prévoir ?
- Le nombre dépend des inscriptions, mais prévoyez une marge de 10 à 15 % par rapport au nombre estimé de besoins. Vérifiez les cages, les gamelles, les gobelets à boire et les thermomètres 24 à 48 heures avant l’ouverture.
- Que faut-il vérifier le matin du salon ornithologique ?
- Arrivez au moins 2 heures avant l’ouverture au public pour récupérer les clés, installer la signalisation et contrôler les branchements. Faites la ronde de sécurité, rechargez les terminaux de paiement, préparez la caisse et vérifiez les contacts d’urgence avant l’accueil des visiteurs.
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