Zo organiseer je een voedselbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, datum en openingstijden; die bepalen hoeveel stands, tafels en bezoekers je kunt plannen. Benader daarna standhouders en leg hun standplaats, voorzieningen en aanlevermoment vast. Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie ruim vóór het evenement, zodat stands hun aanbod en productkaartjes kunnen voorbereiden. Werk vervolgens de plattegrond, bewegwijzering en materialen uit. De laatste dagen controleer je vooral koeling, stroom, servies, dranken en verse producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Deelnemende stands benaderen
2 personen
4
Standhouders aanmelden
2 personen
5
Standplaatsen indelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen aan stands doorgeven
2 personen
10
Plattegrond maken
11
Bewegwijzering ontwerpen
12
Standhouders informeren
2 personen
13
Programma afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
17
Dranken en koeling bestellen
18
Servies en glaswerk controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen reserveren
20
Koelboxen controleren
2 personen
21
Boodschappen ophalen
2 personen
22
Verse producten kopen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Naamkaartjes voor producten maken
2 personen
25
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
26
Proefporties voorbereiden
4 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Stands markeren
2 personen
31
Standtafels aankleden
4 personen
32
Stroompunten controleren
2 personen
33
Verlichting plaatsen
3 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Informatiebalie inrichten
2 personen
36
Registratietafel klaarzetten
2 personen
37
Proefgerechten uitstallen
4 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Houdbaarheid controleren
2 personen
42
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Bezoekers registreren
2 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
49
Proefhapjes serveren
5 personen
50
Koffie en thee schenken
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koelboxen aanvullen
2 personen
53
Servies inzamelen
2 personen
54
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
58
Voorraad eetwaren aanvullen
2 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Restanten veilig verpakken
3 personen
61
Standhouders laten afbouwen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Koelboxen leegmaken
2 personen
68
Geleende materialen verzamelen
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Servies

Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerbestekaantal 24
Serveerbordenaantal 24
Schaaltjesaantal 30
Maatbekersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Keukenschortenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Aluminium schalenaantal 30
Foliehoudersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 30
Menubordenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling pas definitief nadat de deelnemende stands zijn aangemeld. Houd looppaden vrij en zet stands met koken of opwarmen niet zonder controle naast elkaar; noteer per stand ook de benodigde stroomaansluiting.
Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie uiterlijk één week vooraf en geef die gebundeld door aan alle betrokken stands. Laat productkaartjes en allergenenvermelding vóór de opbouw klaarleggen, niet pas tijdens de opening.
Maak voor de opbouw een aparte voorraadcontrole voor houdbare producten, verse producten, dranken en koeling. Zet dranken pas koud zodra de koelboxen of andere koelvoorzieningen gecontroleerd en aangesloten zijn.
Controleer drie dagen vooraf of tafels, stoelen, marktkramen, servies en serveerbestek compleet zijn. Tel kwetsbare onderdelen zoals glazen en borden per stand, zodat ontbrekende aantallen nog besteld of geleend kunnen worden.
Geef standhouders uiterlijk 48 uur vooraf de plattegrond, opbouwtijd, standnummer en praktische instructies. Leg naambadges, programma’s, bewegwijzering en naamkaartjes voor producten per stand klaar in afzonderlijke pakketten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voedselbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en standhouders. Plan de definitieve plattegrond en materiaalcontrole in de laatste 2 weken en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de beurs.
Hoeveel drank heb je nodig voor een voedselbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel koffie en thee apart mee en voeg extra water toe wanneer bezoekers meerdere uren blijven.
Wanneer moet je allergeneninformatie voor een voedselbeurs regelen?: Vraag allergeneninformatie uiterlijk 2 weken vooraf op bij iedere stand en controleer de antwoorden uiterlijk 1 week vooraf. Geef wijzigingen direct door en zorg dat de informatie op de productkaartjes of bij de stand zichtbaar is.
Hoe deel je stands in op een voedselbeurs?: Maak eerst een voorlopige indeling op basis van het aantal stands en hun stroom- of kookbehoefte. Houd doorgaans minimaal 1,5 meter vrij voor belangrijke looppaden en leg de definitieve plattegrond uiterlijk 48 uur vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.