Food-Messe organisieren: So planst du den Ablauf
Eine Food-Messe steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung: Erst legst du Ort, Datum und Öffnungszeiten fest, danach gewinnst du passende Stände und bearbeitest die Anmeldungen. Plane früh, wie viele Standplätze, Tische, Sitzgelegenheiten und Kühlmöglichkeiten gebraucht werden. Ernährungs- und Allergieinformationen müssen vor dem Druck von Lageplan und Programm vorliegen. Kurz vor der Messe trennst du haltbare Einkäufe von frischen Produkten und organisierst die Ausgabe vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 3
Teilnehmende Stände ansprechen
2 Personen
- 4
Ausstellende anmelden
2 Personen
- 5
Standplätze einteilen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
- 9
Diätwünsche an Stände weitergeben
2 Personen
- 10
Lageplan erstellen
- 11
Beschilderung entwerfen
- 12
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 13
Programm drucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
- 17
Getränke und Kühlung bestellen
- 18
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle reservieren
- 20
Kühlboxen kontrollieren
2 Personen
- 21
Einkäufe abholen
2 Personen
- 22
Frische Produkte kaufen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Namensschilder für Produkte erstellen
2 Personen
- 25
Allergeninformationen sammeln
2 Personen
- 26
Probierportionen vorbereiten
4 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Stände markieren
2 Personen
- 31
Standtische dekorieren
4 Personen
- 32
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 33
Beleuchtung anbringen
3 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 36
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 37
Probiergerichte ausstellen
4 Personen
- 38
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Haltbarkeit prüfen
2 Personen
- 42
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
- 43
Aussteller empfangen
3 Personen
- 44
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 45
Besucher empfangen
3 Personen
- 46
Besucher registrieren
2 Personen
- 47
Programm verteilen
2 Personen
- 48
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 49
Kostproben servieren
5 Personen
- 50
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Kühlboxen auffüllen
2 Personen
- 53
Geschirr einsammeln
2 Personen
- 54
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
- 57
Allergeninformationen beantworten
2 Personen
- 58
Lebensmittelvorrat auffüllen
2 Personen
- 59
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Reste sicher verpacken
3 Personen
- 61
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 68
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 20
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- InduktionskochplattenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KüchenwaagenAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 150
- SchälchenAnz. 80
- GläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- TeelöffelAnz. 80
- ServierbesteckAnz. 24
- ServiertellerAnz. 24
- SchälchenAnz. 30
- MessbecherAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KochmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- KüchenschürzenAnz. 12
- OfenhandschuheAnz. 6
- AluminiumschalenAnz. 30
- FolienhalterAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 12
- NamenskartenständerAnz. 30
- MenükartenAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 40
- BadgehalterAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort und lege Datum und Öffnungszeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Kläre dabei direkt Stromanschlüsse, Kühlmöglichkeiten, Anlieferung und die zulässige Zahl an Ständen.
- Frage die ausstellenden Stände zuerst unverbindlich an und setze eine feste Anmeldefrist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. So kannst du freie Standplätze noch nachbesetzen und den Lageplan rechtzeitig erstellen.
- Erfasse Ernährungs- und Diätwünsche zusammen mit den Anmeldungen und leite sie spätestens 10 Tage vorher an die betroffenen Stände weiter. Sammle außerdem Allergeninformationen, bevor Produktbeschriftungen und Programm gedruckt werden.
- Plane die Ausstattung nicht nur nach Standzahl: Prüfe pro Stand die benötigten Tische, Verlängerungskabel, Koch- oder Warmhaltemöglichkeiten und Kühlboxen. Kontrolliere Geschirr und Servierbesteck mindestens eine Woche vorher und bestelle Getränke sowie Kühlung mit Reserve.
- Kaufe haltbare Produkte zuerst und frische Zutaten erst kurz vor der Messe. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und teile am Veranstaltungstag eine Person für Abholung, Aufbau und Nachfüllen ein, damit die Standbetreiber nicht gleichzeitig organisieren und verkaufen müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Food-Messe organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Öffnungszeiten. Die Standanfragen sollten danach sofort starten, damit Anmeldungen, Lageplan und Ausstattung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Food-Stände braucht man für eine Messe?
- Das hängt von Fläche, Öffnungszeit und erwarteter Besucherzahl ab. Plane die Standplätze erst nach der Raum- oder Flächenprüfung und lasse mindestens 1 bis 2 Plätze als Reserve frei, falls ein Stand kurzfristig ausfällt.
- Wann muss man Allergene und Diätwünsche erfassen?
- Frage diese Informationen bereits bei der Anmeldung ab und leite sie spätestens 10 Tage vor der Messe an die jeweiligen Stände weiter. Danach bleibt noch Zeit, fehlende Angaben nachzufordern und Produktbeschriftungen anzupassen.
- Wann kauft man die Lebensmittel für eine Food-Messe?
- Haltbare Produkte kannst du etwa 1 bis 2 Wochen vorher einkaufen. Frische Produkte sollten erst 1 bis 2 Tage vor der Messe besorgt werden; Getränke und Kühlung müssen so früh bestellt sein, dass sie am Vortag bereitstehen.
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