Organiser un salon alimentaire étape par étape

Un salon alimentaire se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme un service de dégustation. Commencez par réserver le lieu et fixer les horaires, avant de confirmer les stands participants et leurs besoins. Les inscriptions, les allergènes et l’alimentation électrique doivent être réglés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. La dernière semaine sert surtout à finaliser le plan, la signalétique, le matériel et les achats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Contacter les stands participants
2 personnes
4
Inscrire les exposants
2 personnes
5
Répartir les emplacements
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Communiquer les besoins alimentaires aux stands
2 personnes
10
Créer le plan
11
Concevoir la signalétique
12
Informer les exposants
2 personnes
13
Imprimer le programme
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
17
Commander les boissons et le système de réfrigération
18
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
19
Réserver des tables et des chaises
20
Contrôler les glacières
2 personnes
21
Récupérer les courses
2 personnes
22
Acheter des produits frais
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Créer des étiquettes nominatives pour les produits
2 personnes
25
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
26
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Marquer les stands
2 personnes
31
Décorer les tables des stands
4 personnes
32
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
33
Installer l’éclairage
3 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
36
Préparer la table d'inscription
2 personnes
37
Présenter les plats à déguster
4 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier la date limite de conservation
2 personnes
42
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
5 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
53
Collecter la vaisselle
2 personnes
54
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
58
Réapprovisionner les denrées alimentaires
2 personnes
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

60
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
61
Faire démonter les stands
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Plaques à inductionqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balances de cuisineqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Couverts de serviceqté 24
Assiettes de serviceqté 24
Petits bolsqté 30
Verres doseursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Tabliers de cuisineqté 12
Gants de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 30
Supports pour filmqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Décorations de tableqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Panneaux de menuqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et fixez la date au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifiez dès ce moment l’accès aux prises, à l’eau, au stockage et aux zones de chargement.
Donnez une date limite d’inscription aux exposants, idéalement 4 semaines avant l’événement. Demandez le nom du stand, la surface nécessaire, le matériel électrique et les besoins alimentaires.
Établissez le plan des emplacements 2 à 3 semaines à l’avance. Gardez des passages assez larges pour les visiteurs et placez les stands utilisant une plaque à induction ou du maintien au chaud près des prises.
Rassemblez les informations sur les allergènes avant d’imprimer le programme et les étiquettes. Chaque produit doit être identifiable sur place, y compris lorsqu’il est servi dans un petit bol ou une assiette de dégustation.
Faites les achats en deux temps : produits longue conservation et boissons quelques jours avant, produits frais le jour précédent. Mettez les boissons au frais dès leur réception et contrôlez les glacières avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon alimentaire ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un salon réunissant plusieurs stands. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les exposants, recueillir les informations sur les allergènes et commander le matériel.
Quand faut-il contacter les exposants d’un salon alimentaire ?: Contactez-les environ 8 semaines avant la date et clôturez les inscriptions 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de répartir les emplacements et de transmettre les besoins alimentaires à chaque stand.
Quand acheter les produits frais pour un salon alimentaire ?: Achetez les produits frais la veille ou le matin même, selon leur conservation. Les produits longue conservation et les boissons peuvent être achetés quelques jours plus tôt, mais les boissons doivent être mises au frais dès leur réception.
Comment gérer les allergènes dans un salon alimentaire ?: Demandez les informations à chaque exposant au plus tard 3 semaines avant l’événement. Préparez ensuite des étiquettes nominatives et un affichage clair avant l’ouverture, afin que les visiteurs puissent vérifier chaque produit sans interrompre le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.