Cómo organizar una feria de alimentos sin perder el control

Una feria de alimentos empieza mucho antes de montar las mesas. Primero se cierran el lugar, la fecha y los horarios; después se confirma qué puestos participan, cómo se distribuyen y qué necesita cada expositor. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben estar resueltas antes de imprimir el programa o comprar productos frescos. El último tramo se centra en la cadena de frío, las etiquetas, los alérgenos y un montaje que permita circular sin cruces ni esperas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y las horas
2 personas
3
Contactar con los stands participantes
2 personas
4
Registrar a los expositores
2 personas
5
Asignar puestos
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
9
Comunicar las necesidades dietéticas a los puestos
2 personas
10
Hacer el plano
11
Diseñar la señalización
12
Informar a los responsables de los stands
2 personas
13
Imprimir el programa
14
Preparar acreditaciones
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
17
Pedir las bebidas y la refrigeración
18
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
19
Reservar mesas y sillas
20
Comprobar las neveras portátiles
2 personas
21
Recoger la compra
2 personas
22
Comprar productos frescos
2 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Hacer etiquetas con nombres para productos
2 personas
25
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
26
Preparar raciones de prueba
4 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Marcar los stands
2 personas
31
Decorar las mesas altas
4 personas
32
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
33
Instalar la iluminación
3 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Montar el mostrador de información
2 personas
36
Preparar la mesa de registro
2 personas
37
Exponer las degustaciones
4 personas
38
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Comprobar la caducidad
2 personas
42
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Registrar a los visitantes
2 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
49
Servir aperitivos
5 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer las neveras portátiles
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Responder sobre información de alérgenos
2 personas
58
Reponer el stock de alimentos
2 personas
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

60
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
61
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
68
Recoger el material prestado
2 personas
69
Devolver los materiales
2 personas
70
Recoger las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 60
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Placas de induccióncant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Básculas de cocinacant. 2

Vajilla

Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 80
Cubiertos de serviciocant. 24
Platos de servircant. 24
Cuencoscant. 30
Jarras medidorascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Delantales de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 6
Bandejas de aluminiocant. 30
Portarrollos de filmcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
Carteles del menúcant. 12
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano cuando tengas confirmados los puestos. Deja pasillos claros y asigna cada mesa con antelación; comunicar la ubicación el mismo día provoca cambios y retrasos durante el montaje.
Recoge las necesidades dietéticas al gestionar las inscripciones, no al llegar los visitantes. Comunica esa información a los puestos y prepara etiquetas con nombres y alérgenos antes de colocar la comida.
Separa las compras por momento de uso: pide con antelación las bebidas y la refrigeración, compra los productos no perecederos antes y deja los frescos para el último tramo. Así reduces el tiempo que permanecen fuera del frío.
Comprueba una semana antes que hay suficientes mesas, sillas, vajilla, cristalería, neveras portátiles y cables alargadores. Las placas de inducción y las bandejas para mantener caliente necesitan además tomas y regletas previstas en el plano.
Enfría las bebidas antes de abrir y revisa la compra al recogerla. Reserva un margen de al menos 60 minutos para colocar señalización, acreditaciones, programa y etiquetas sin hacerlo mientras llegan los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de alimentos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar fecha y contactar con los puestos. Cierra inscripciones, dietas y distribución como mínimo 7 días antes; deja los productos frescos para el último día.
¿Cuándo hay que pedir las bebidas y la refrigeración?: Haz el pedido al menos 7 días antes y confirma la entrega o recogida 48 horas antes. Enfría las bebidas varias horas antes de abrir y comprueba que las neveras portátiles funcionan antes de cargarlas.
¿Cómo organizar los puestos de una feria de alimentos?: Asigna cada puesto cuando estén confirmados los expositores y envía el plano al menos 3 días antes. Reserva pasillos de circulación y coloca cerca los puntos que necesiten placas de inducción, bandejas calientes o conexión eléctrica.
¿Cuándo preparar las etiquetas de alérgenos?: Reúne la información de alérgenos entre 3 y 5 días antes, cuando los puestos hayan confirmado sus productos. Imprime y coloca las etiquetas antes de abrir, y actualízalas si cambia algún ingrediente o preparación.

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