Zo organiseer je een verzoekconcert

Een verzoekconcert staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je locatie, artiesten en techniek vast, daarna verzamel je verzoeken en werk je het programma uit. Plan het verzoekformulier ruim vóór het concert, zodat je repertoire en bezetting kunt afstemmen. Ondertussen regel je catering, vrijwilligers en bezoekersinformatie. Op de dag zelf draait het om een vrij podium, duidelijke verzoekkaarten en een getest geluidssysteem.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Artiesten bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Verzoekformulier publiceren
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Verzoeken selecteren
2 personen
9
Repertoire afstemmen
2 personen
10
Geluidsapparatuur reserveren
11
Catering bestellen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Technische plattegrond maken
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
15
Bezoekersinformatie versturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Verzoekkaarten afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Verzoekkaarten sorteren

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Verlichting aansluiten
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Techniek testen
3 personen
31
Artiesten ontvangen
2 personen
32
Soundcheck uitvoeren
4 personen
33
Entree klaarzetten
2 personen
34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Verzoekkaarten uitdelen
2 personen
36
Concert presenteren
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Servies inzamelen
2 personen
40
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
41
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

42
Meubilair afbouwen
4 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Geleende spullen controleren
2 personen
48
Apparatuur retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
50
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 6
Monitorbox
Audiokabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop voor verzoeken
Muziekstandaardverlichtingaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Achtergronddoek
Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Pijlbordjesaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveermessenaantal 4
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer geluidsapparatuur zodra de artiesten bevestigd zijn. Controleer niet alleen speakers en microfoons, maar ook DI-boxen, kabels, stekkerdozen, monitorbox en voldoende stroompunten.
Publiceer het verzoekformulier uiterlijk 2 tot 3 weken voor het concert. Vraag naast de gewenste song ook naam, contactgegevens en eventuele dieetwensen, zodat je verzoeken kunt verwerken zonder last-minute navraag.
Maak het programma pas nadat je de verzoeken en het repertoire naast elkaar hebt gelegd. Houd ruimte voor wijzigingen en leg vooraf vast wie verzoeken selecteert wanneer er meer aanvragen zijn dan speelruimte.
Stuur bezoekersinformatie minimaal 3 dagen vooraf. Vermeld de aanvang, route, verzoekprocedure en eventuele informatie over eten en drinken; daarmee voorkom je vragen bij de ingang.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor opbouw en soundcheck. Maak de podiumruimte vrij, leg kabels onder kabelmatten en zet verzoekkaarten, naambadges en de laptop op een vaste plek voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verzoekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en artiesten. Open het verzoekformulier 2 tot 3 weken voor het concert, zodat je nog tijd hebt om repertoire en programma af te stemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een verzoekconcert?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, verlichting en geluid. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor soundcheck en het testen van microfoons, kabels en verzoeken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een verzoekconcert?: Verstuur de eerste uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf en stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor aanvang. Zo hebben bezoekers tijd om een verzoek in te dienen en weten ze wat ze op de locatie kunnen verwachten.
Hoe verwerk je verzoeken tijdens een concert?: Laat verzoeken vooraf via een formulier binnenkomen en werk op de avond zelf met genummerde verzoekkaarten. Controleer de aanvragen dagelijks in de laatste week en sluit het formulier uiterlijk 2 dagen vooraf als het programma vol is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.