Ein Wunschkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Wunschkonzert entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf: Wünsche müssen gesammelt, ausgewählt und mit dem Repertoire abgestimmt werden. Beginne deshalb mit Ort und Künstlern, bevor du Einladungen und das Antragsformular veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Technik und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan, gekühlte Getränke und sortierte Wunschkarten, damit Bühne und Publikum ohne Verzögerung zusammenfinden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Künstler bestätigen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Antragsformular veröffentlichen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Wünsche auswählen
2 Personen
9
Repertoire abstimmen
2 Personen
10
Tonanlage reservieren
11
Catering bestellen
12
Einkaufsliste prüfen
13
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
15
Besucherinformationen versenden
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Wunschkarten drucken
18
Namensschilder vorbereiten
19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Wunschkarten sortieren

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
27
Beleuchtung anschließen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
30
Technik testen
3 Personen
31
Künstler empfangen
2 Personen
32
Soundcheck durchführen
4 Personen
33
Eingang vorbereiten
2 Personen
34
Besucher empfangen
3 Personen
35
Wunschkarten verteilen
2 Personen
36
Konzert präsentieren
2 Personen
37
Snacks servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Geschirr einsammeln
2 Personen
40
Verabschiedung der Besucher begleiten
2 Personen
41
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

42
Mobiliar abbauen
4 Personen
43
Dekoration entfernen
2 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Location reinigen
3 Personen
47
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
48
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
50
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 3

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
NotenständerAnz. 6
Monitorbox
AudiokabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Laptop für Anfragen
NotenständerbeleuchtungAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Hintergrundtuch
PapiergirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 80
WegweiserAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
ServiermesserAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort und bestätige die Künstler zuerst. Kläre dabei früh, wie viel Platz für Bühnenbereich, Tische, Stühle, Umkleide und Technik tatsächlich zur Verfügung steht.
Veröffentliche das Antragsformular nicht erst mit den Einladungen, sondern plane eine feste Frist für die Wünsche ein. So bleiben dir mindestens einige Tage, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Wunschkarten zu sortieren.
Stelle das Programm erst zusammen, nachdem die Wünsche ausgewählt und das Repertoire abgestimmt ist. Markiere doppelte oder technisch aufwendige Wünsche sofort, damit sie nicht erst während des Konzerts zum Problem werden.
Erstelle vor dem Aufbau einen technischen Lageplan mit Mischpult, aktiven Lautsprechern, Mikrofonen, DI-Boxen, Monitorbox und Kabelwegen. Lege Kabelmatten, Verlängerungskabel und Ersatz-LED-Lampen griffbereit, statt sie während des Einlasses zu suchen.
Plane den Tag rückwärts vom Einlass: Location öffnen, Bühnenbereich freiräumen, Tische und Stühle aufstellen, Getränke kühlen und Snacks vorbereiten. Teile Freiwillige mit Uhrzeit und Aufgabe ein und verschicke Besucherinformationen spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wunschkonzert organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Bestätigung der Künstler. Für Einladungen, Antragsformular, Programm und Technik solltest du anschließend mehrere Wochen Vorlauf lassen.
Wann sollte das Antragsformular für Musikwünsche veröffentlicht werden?: Veröffentliche es direkt mit den Einladungen oder spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. Setze eine klare Abgabefrist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Repertoire und Programm rechtzeitig abgestimmt werden können.
Wie viele Wunschkarten braucht man für ein Wunschkonzert?: Drucke mindestens eine Karte pro erwarteter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind das 110 bis 115 Karten; sortiere sie vor dem Einlass nach Programm, Interpret oder Bearbeitungsstatus.
Wann sollte die Tontechnik aufgebaut und geprüft werden?: Plane den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und reserviere mindestens 60 Minuten für den Soundcheck. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Monitorbox, Kabel, DI-Boxen und Notenständerbeleuchtung einzeln.

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