Organiser un concert à la demande, étape par étape

Un concert à la demande se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les artistes, puis la collecte des souhaits du public. Les demandes doivent être traitées assez tôt pour construire un programme réaliste et coordonner le répertoire. En parallèle, préparez la sonorisation, le catering et les rôles des bénévoles. Le jour J, gardez du temps pour l’installation, le tri des cartes et les derniers réglages techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer les artistes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier le formulaire de demande
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le programme
2 personnes
8
Sélectionner les demandes
2 personnes
9
Coordonner le répertoire
2 personnes
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Commander le catering
12
Vérifier la liste des courses
13
Créer le plan technique
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Faire les courses
2 personnes
17
Imprimer les cartes de demande
18
Préparer les badges nominatifs
19
Rassembler le matériel
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Trier les cartes de demande

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Brancher l’éclairage
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Tester la technique
3 personnes
31
Accueillir les artistes
2 personnes
32
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
33
Préparer l’entrée
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Distribuer les cartes de demande
2 personnes
36
Présenter le concert
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Collecter la vaisselle
2 personnes
40
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
41
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

42
Démonter le mobilier
4 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
48
Retourner le matériel
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes
50
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises des vestiairesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 6
Caisson de retour
Câbles audioqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour les demandes
Éclairage de pupitre de musiqueqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Bâche de fond
Guirlandes en papierqté 8
Ballonsqté 80
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteaux de serviceqté 4
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez le formulaire de demande avant d’établir le programme. Fixez une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant le concert, afin de pouvoir sélectionner les morceaux et prévenir les artistes.
Ne promettez pas chaque demande reçue. Regroupez les propositions par artiste ou formation, vérifiez la durée disponible et prévoyez quelques morceaux de remplacement si une demande est impossible.
Faites le plan technique avant de réserver ou rassembler le matériel. Comptez les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, retours, rallonges et multiprises nécessaires, puis sécurisez les passages avec des passe-câbles.
Traitez les besoins alimentaires en même temps que les inscriptions. Arrêtez le nombre de repas et d’en-cas au moins 5 jours avant, puis prévoyez un espace séparé pour les boissons, les assiettes et les couverts.
Envoyez les informations aux visiteurs au plus tard 3 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire, le fonctionnement des cartes de demande et les éventuelles consignes pratiques pour éviter les questions au moment de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert à la demande ?: Prévoyez au minimum 4 semaines. Les artistes, le lieu et la sonorisation doivent être confirmés avant de lancer les invitations, puis gardez 10 à 14 jours pour traiter les demandes et établir le programme.
Quand faut-il arrêter les demandes de chansons ?: Fermez le formulaire 10 à 14 jours avant le concert. Ce délai permet de sélectionner les demandes, de coordonner le répertoire et d’imprimer les cartes sans travailler dans l’urgence.
Combien de bénévoles prévoir pour le jour du concert ?: Prévoyez au moins 1 personne pour l’accueil, 1 pour les demandes et 1 pour le catering, puis ajoutez 1 ou 2 personnes pour l’installation et le rangement. Pour un public plus nombreux, répartissez les équipes par créneau de 2 à 3 heures.
Quand installer la sonorisation et les tables ?: Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Commencez par libérer l’espace de la scène, installez les tables et les chaises, puis branchez la sonorisation et testez les microphones, les retours et les éclairages.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.