Cómo organizar un concierto a petición sin perder el control
Un concierto a petición funciona cuando las preferencias del público se convierten en un programa viable para los artistas. Empieza reservando el lugar y confirmando a los músicos; después abre el formulario, recopila las solicitudes y filtra el repertorio antes de cerrar el programa. La parte que suele retrasarse es la técnica: sonido, iluminación, cables y plano del escenario deben estar definidos antes del montaje. También tendrás que coordinar catering, acreditaciones, voluntarios y la información que reciben los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar a los artistas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Publicar el formulario de solicitud
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Seleccionar las solicitudes
2 personas
- 9
Ajustar el repertorio
2 personas
- 10
Reservar equipo de sonido
- 11
Pedir el catering
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Elaborar el plano técnico
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
- 15
Enviar información a los visitantes
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Imprimir las tarjetas de petición
- 18
Preparar acreditaciones
- 19
Reunir los materiales
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Clasificar las tarjetas de petición
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 26
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 27
Conectar la iluminación
2 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Montar el buffet de catering
3 personas
- 30
Probar la técnica
3 personas
- 31
Recibir a los artistas
2 personas
- 32
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 33
Preparar la entrada
2 personas
- 34
Recibir a los visitantes
3 personas
- 35
Repartir tarjetas de solicitud
2 personas
- 36
Presentar el concierto
2 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Recoger la vajilla
2 personas
- 40
Acompañar la despedida de los visitantes
2 personas
- 41
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Seguimiento
- 42
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Limpiar el lugar
3 personas
- 47
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 48
Devolver el equipo
2 personas
- 49
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 50
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas del vestuariocant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 6
- Caja de monitor
- Cables de audiocant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil para solicitudes
- Iluminación para atrilescant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparas LED de repuestocant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Lona de fondo
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Globoscant. 80
- Carteles de flechascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillos de servircant. 4
- Teterascant. 2
- Cubiterascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formulario de solicitudes antes de elaborar el programa. Reserva al menos 2 o 3 días para agrupar las peticiones, eliminar duplicados y comprobar con los artistas qué canciones pueden preparar.
- No confirmes el catering hasta conocer las inscripciones y las preferencias dietéticas. Pide una cantidad calculada para el público confirmado y añade opciones claramente identificadas para cada restricción comunicada.
- Haz el plano técnico antes de reservar el equipo de sonido. Incluye la mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores, atriles, cables y regletas; así detectarás conexiones o soportes que suelen faltar el día del concierto.
- Asigna voluntarios con funciones concretas, no solo por turno. Necesitas cubrir como mínimo la recepción, las tarjetas de petición, el escenario y el apoyo durante el montaje, y enviarles sus instrucciones antes de abrir la ubicación.
- Programa la preparación del espacio en orden: despejar el escenario, colocar mesas y sillas, montar el sonido y comprobar la iluminación. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos después de dejar libre la zona de carga y circulación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto a petición?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios artistas y necesitas reservar sonido o catering. Deja cerrados el programa, el plano técnico y los voluntarios como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las solicitudes de canciones?
- Cierra el formulario entre 5 y 10 días antes del concierto, según la cantidad de peticiones. Los artistas necesitan tiempo para seleccionar las solicitudes, ajustar el repertorio e imprimir las tarjetas de petición.
- ¿Cuánto equipo de sonido necesito para un concierto a petición?
- Como base, prepara altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables de audio e instrumentos y alargadores. El número exacto depende de los artistas, pero el plano técnico debe indicar cada conexión antes de hacer la reserva.
- ¿Cuándo hay que preparar el espacio el día del concierto?
- Abre la ubicación con al menos 3 horas de margen para despejar el escenario, colocar mesas y sillas, montar el equipo y probar el sonido. Deja la última hora para acreditaciones, bebidas, aperitivos y cualquier ajuste del repertorio o de las tarjetas.
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