Zo organiseer je een verzamelbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en zaalindeling voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je de voorwaarden vast, werf je standhouders en verwerk je aanmeldingen in een overzichtelijke standplaatsenindeling. Regel catering, materialen, betaalmiddelen en vrijwilligers pas op basis van de verwachte bezoekers en deelnemers. In de laatste week draait alles om bevestigingen, plattegronden, naamkaartjes en een controle van tafels, stroom en entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Zaalindeling maken
2 personen
3
Reservering bevestigen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Beurs online publiceren
8
Standhouders werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Bevestigingen versturen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering reserveren
14
Materialen reserveren
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Entreeprijzen bepalen
2 personen
17
Betaalmiddelen regelen
18
Promotieposters ophangen
2 personen
19
Plattegrond afdrukken
20
Standhouderslijst afdrukken
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Informatieborden maken
2 personen
23
Contant wisselgeld opnemen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Standhouders informeren
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Kassa voorbereiden
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Ruimtes controleren
2 personen
31
Tafels uitladen
4 personen
32
Stoelen uitladen
3 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Tafelkleden leggen
2 personen
36
Standnummers plaatsen
2 personen
37
Entreebalie opbouwen
2 personen
38
Cateringtafel opbouwen
2 personen
39
Verlichting aansluiten
2 personen
40
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
41
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
Informatietafel inrichten
2 personen
43
Consumpties klaarzetten
2 personen
44
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

45
Standhouders ontvangen
3 personen
46
Standhouders registreren
2 personen
47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Entree innen
2 personen
49
Programma toelichten
50
Garderobe beheren
2 personen
51
Informatietafel bemannen
52
Dranken serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet opruimen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Route vrijhouden
59
Standhouders informeren over sluiting
60
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Standmaterialen afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Catering opruimen
2 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Verlichting uitschakelen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Materialen terugbrengen
3 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekaantal 2
Opbergboxenaantal 6

Apparatuur

Kassa
Betaalterminal
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Handmicrofoon
Luidspreker
Pinnenbord

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2

Decoratie

Beursbannersaantal 3
Informatiebordenaantal 6
Standnummersaantal 30
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 50
Kleefgumaantal 4
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Stiftenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lampstatievenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Afvalbakkenaantal 8
Handsprayflessenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de zaalindeling voordat je standhouders definitief bevestigt. Houd looppaden vrij en noteer per standplaats het tafelnummer, de beschikbare ruimte en eventuele stroomaansluiting.
Stuur deelnemersvoorwaarden tegelijk met het inschrijfformulier. Vermeld bijvoorbeeld de afmetingen van een standplaats, opbouw- en afbreektijden, annuleringsregels en wat standhouders zelf meenemen.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór je de standplaatsen toewijst. Zo kun je dubbele aanmeldingen, dieetwensen en ontbrekende gegevens verwerken voordat de bevestigingen uitgaan.
Controleer betaalmiddelen en entree vóór de beursdag. Test de kassa en betaalterminal, neem contant wisselgeld op en wijs één persoon aan voor betalingen en één persoon voor vragen bij de ingang.
Leg de beursinformatie uiterlijk de dag ervoor klaar: plattegrond, standhouderslijst, naamkaartjes en informatieborden. Verzamel daarnaast tafels, stoelen, verlenghaspels en stekkerdozen per ruimte, zodat de opbouw niet op losse spullenzoektocht uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verzamelbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, maak de voorwaarden en start de werving van standhouders; plan de laatste bevestigingen en materialen in de laatste week.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een verzamelbeurs?: Nodig standhouders ongeveer 6 tot 8 weken voor de beurs uit. Geef een duidelijke inschrijfdeadline en stuur de definitieve standplaats en praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een verzamelbeurs?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Reken extra tijd voor het plaatsen van tafels en stoelen, het aansluiten van stroom, het klaarzetten van de entree en het ophangen van informatieborden.
Wat moet je de dag voor een verzamelbeurs controleren?: Controleer de zaalindeling, standhouderslijst, naamkaartjes, plattegrond, betaalmiddelen en catering uiterlijk 24 uur vooraf. Zet materialen per ruimte klaar en bevestig diezelfde dag nog de aankomsttijd van vrijwilligers en standhouders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.