Cómo organizar una feria de intercambio sin perder el control
Una feria de intercambio funciona cuando las reglas, los puestos y la circulación están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por confirmar fecha, lugar y distribución de la sala; después define quién puede participar y cómo se reserva un espacio. Las inscripciones determinan el plano, las tarjetas de nombre y las necesidades de catering. El día del evento, una persona debe controlar la entrada y otra resolver cambios de puestos, pagos o material que falte.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Hacer la distribución de la sala
2 personas
- 3
Confirmar la reserva
- 4
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 5
Crear el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la feria en línea
- 8
Buscar expositores
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 11
Enviar confirmaciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Reservar el catering
- 14
Reservar materiales
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Establecer los precios de entrada
2 personas
- 17
Gestionar medios de pago
- 18
Colgar los carteles promocionales
2 personas
- 19
Imprimir el plano
- 20
Imprimir la lista de expositores
- 21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 22
Hacer carteles informativos
2 personas
- 23
Retirar cambio en efectivo
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Reunir los materiales
3 personas
- 26
Informar a los responsables de los stands
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Preparar la caja registradora
2 personas
- 29
Abrir la ubicación
2 personas
- 30
Comprobar los espacios
2 personas
- 31
Descargar las mesas
4 personas
- 32
Descargar las sillas
3 personas
- 33
Montar mesas
4 personas
- 34
Colocar las sillas
3 personas
- 35
Colocar los manteles
2 personas
- 36
Colocar números de stand
2 personas
- 37
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 38
Montar la mesa de catering
2 personas
- 39
Conectar la iluminación
2 personas
- 40
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 41
Colocar la señalización
2 personas
- 42
Montar la mesa de información
2 personas
- 43
Preparar las consumiciones
2 personas
- 44
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 45
Recibir a los expositores
3 personas
- 46
Registrar a los expositores
2 personas
- 47
Recibir a los visitantes
3 personas
- 48
Cobrar la entrada
2 personas
- 49
Presentar el programa
- 50
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 51
Atender la mesa de información
- 52
Servir las bebidas
2 personas
- 53
Servir aperitivos
2 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Recoger el buffet
2 personas
- 56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 57
Comprobar los baños
- 58
Mantener libre la ruta
- 59
Informar a los expositores sobre el cierre
- 60
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 61
Cerrar la caja
2 personas
- 62
Recoger objetos perdidos
- 63
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 64
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 65
Recoger el catering
2 personas
- 66
Lavar la vajilla
2 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Limpiar la sala
3 personas
- 69
Limpiar los baños
2 personas
- 70
Apagar la iluminación
- 71
Cerrar el recinto
2 personas
- 72
Devolver los materiales
3 personas
- 73
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 74
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 30
- Sillascant. 45
- Taburetes de barcant. 4
- Mantelescant. 30
- Percherocant. 2
- Cajas de almacenajecant. 6
Equipo
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Micrófono de mano
- Altavoz
- Tablón de corcho
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Cubetas para lavarcant. 2
Decoración
- Banners de la feriacant. 3
- Paneles informativoscant. 6
- Números de standcant. 30
- Carteles direccionalescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Masilla adhesivacant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Rotuladorescant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Soportes para lámparascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Aspiradora
- Papeleracant. 8
- Botellas de spray de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las condiciones de participación antes de publicar el formulario: indica qué se puede intercambiar, qué debe traer cada expositor y cuándo termina el plazo de inscripción. Cambiar las reglas después genera dudas y respuestas duplicadas.
- No asignes los puestos hasta tener las inscripciones confirmadas. Imprime el plano y la lista de expositores el día anterior, y deja algunas mesas o espacios sin asignar para resolver ausencias o necesidades especiales.
- Separa tres momentos de montaje: recepción de expositores, colocación de mercancía y apertura al público. Prepara tarjetas de nombre, carteles informativos y un tablón visible para que las preguntas no bloqueen la entrada.
- Prueba los pagos y el sonido antes de abrir. Lleva cambio en efectivo, comprueba el terminal de pago y coloca regletas y enrollacables de forma que nadie tropiece, especialmente cerca de la caja y del altavoz.
- Confirma el catering después de cerrar las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con tiempo. Para servir café y bebidas, calcula el número de tazas, vasos, platos y cubiertos según las personas confirmadas, no según una estimación inicial.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de intercambio?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y define las condiciones durante la primera semana; abre las inscripciones después de tener claro el plano y cierra la lista al menos 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo se asignan los puestos de una feria de intercambio?
- Asígnalos cuando las inscripciones estén confirmadas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Envía a cada participante su ubicación, horario de montaje y condiciones, y conserva algunos espacios libres para cambios de última hora.
- ¿Qué se suele olvidar en una feria de intercambio?
- Suelen faltar cambio en efectivo, tarjetas de nombre, señalización, alargadores y un plano impreso. Reúne y revisa todo el material 24 horas antes, y deja una caja de reserva para solucionar pérdidas o roturas.
- ¿Cuándo hay que reservar el catering para la feria?
- Haz la reserva cuando termine el plazo de inscripción y ya tengas las preferencias dietéticas, idealmente 7 días antes. Confirma de nuevo las cantidades y la hora de entrega entre 48 y 72 horas antes.
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