Eine Sammelbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sammelbörse laufen zwei Veranstaltungen gleichzeitig: Die Aussteller bauen ihre Stände auf, während Besucher Orientierung, Eintritt und kurze Wege brauchen. Beginne deshalb mit Raum, Datum und Teilnahmebedingungen und plane danach Anmeldungen, Standplätze und Helfer. Besonders häufig werden Strom, Wechselgeld, Beschilderung und die genaue Aufbauzeit zu spät geklärt. Die folgenden Schritte zeigen eine praktikable Reihenfolge für die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
- 3
Reservierung bestätigen
- 4
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Messe online veröffentlichen
- 8
Aussteller werben
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 11
Bestätigungen versenden
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Catering reservieren
- 14
Materialien reservieren
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
- 17
Zahlungsmittel organisieren
- 18
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
- 19
Lageplan drucken
- 20
Liste der Standbetreiber drucken
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Informationsschilder erstellen
2 Personen
- 23
Bargeld zum Wechseln abheben
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Standbetreiber informieren
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Kasse vorbereiten
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Räume kontrollieren
2 Personen
- 31
Tische ausladen
4 Personen
- 32
Stühle ausladen
3 Personen
- 33
Tische aufstellen
4 Personen
- 34
Stühle aufstellen
3 Personen
- 35
Tischdecken auslegen
2 Personen
- 36
Standnummern anbringen
2 Personen
- 37
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 38
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
- 39
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 40
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
- 41
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 42
Infotisch einrichten
2 Personen
- 43
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 44
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
- 45
Aussteller empfangen
3 Personen
- 46
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 47
Besucher empfangen
3 Personen
- 48
Eintritt kassieren
2 Personen
- 49
Programm vorstellen
- 50
Garderobe verwalten
2 Personen
- 51
Infotisch betreuen
- 52
Getränke servieren
2 Personen
- 53
Snacks servieren
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet aufräumen
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
- 58
Route freihalten
- 59
Standbetreiber über den Abschluss informieren
- 60
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Kasse abschließen
2 Personen
- 62
Fundsachen sammeln
- 63
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Catering aufräumen
2 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Beleuchtung ausschalten
- 71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 72
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 74
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 30
- StühleAnz. 45
- BarhockerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 30
- KleiderständerAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
Ausstattung
- Kasse
- Kartenterminal
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Handmikrofon
- Lautsprecher
- Pinnwand
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 2
Dekoration
- MessebannerAnz. 3
- InfotafelnAnz. 6
- StandnummernAnz. 30
- WegweiserAnz. 10
- NamensschilderAnz. 50
- KlebestiftAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- StifteAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LampenstativeAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandsprühflaschenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und bestätige die Reservierung schriftlich. Erstelle anschließend einen Raumplan mit Standflächen, Eingangsbereich, Kasse, Catering und Fluchtwegen, damit du keine Plätze doppelt vergibst.
- Verschicke Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular frühzeitig. Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag, sondern etwa 7 bis 10 Tage vorher, damit Standplätze zugewiesen und Bestätigungen versendet werden können.
- Plane die Standplätze nach Tischmaßen und benötigtem Platz, nicht nur nach der Zahl der Aussteller. Drucke den Lageplan und die Liste der Standbetreiber mindestens einmal für den Eingang und einmal für das Organisationsteam.
- Trenne Aufbau, Einlass und Verkauf organisatorisch. Teile Helfer für mindestens drei Zeitfenster ein: Aufbau, laufende Veranstaltung und Abbau; eine Person sollte ausschließlich Kasse und Zahlungsmittel betreuen.
- Prüfe Technik und Verbrauchsmaterial am Vortag: Verlängerungskabel, Kartenterminal, Lautsprecher, Mikrofon, Kasse und Wechselgeld. Für Kaffee und Catering werden außerdem Kühlboxen, Thermoskannen, Tassen, Gläser und Servierutensilien schnell knapp, wenn die Mengen nicht vorher gezählt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sammelbörse organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Für die letzten 7 bis 10 Tage sollten Anmeldungen, Standplan, Catering, Helfer und Beschilderung bereits feststehen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Sammelbörse?
- Plane mindestens eine Person für die Kasse, eine für den Einlass und zwei für Aufbau und Abbau ein. Bei mehr als 20 Ausstellern ist eine zusätzliche Ansprechperson für Standplätze und Fragen sinnvoll.
- Wann sollte man die Aussteller über ihren Standplatz informieren?
- Versende die Standplatzbestätigung spätestens 7 Tage vor der Börse. Füge Raumplan, Aufbauzeit, Teilnahmebedingungen und Hinweise zu Strom, Tischen und Zahlungsmitteln in dieselbe Nachricht ein.
- Wie viel Wechselgeld braucht man bei einer Sammelbörse?
- Lege das Wechselgeld nach den erwarteten Barzahlungen fest und halte mindestens 10 bis 20 kleinere Scheine und Münzen je Kassenplatz bereit. Prüfe das Bargeld am Veranstaltungstag vor dem Einlass und dokumentiere den Anfangsbestand.
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