Organiser une foire d’échange sans rien laisser au hasard

Une foire d’échange se prépare d’abord avec une date, un lieu et des règles simples pour les participants. Ensuite, les inscriptions permettent de connaître le nombre d’exposants, leurs besoins et l’espace réellement nécessaire. Le plan de salle, les confirmations et la répartition des bénévoles doivent être finalisés avant de penser à l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les paiements, les branchements électriques, la monnaie et les informations visibles sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le plan de la salle
2 personnes
3
Confirmer la réservation
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le salon en ligne
8
Recruter des exposants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Envoyer les confirmations
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Réserver le catering
14
Réserver le matériel
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Déterminer les prix d’entrée
2 personnes
17
Prévoir les moyens de paiement
18
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
19
Imprimer le plan
20
Imprimer la liste des exposants
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Créer les panneaux d'information
2 personnes
23
Prévoir la monnaie en espèces
24
Faire les courses
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Informer les exposants
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer la caisse
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier les espaces
2 personnes
31
Décharger les tables
4 personnes
32
Décharger les chaises
3 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Déployer les nappes
2 personnes
36
Placer les numéros des stands
2 personnes
37
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
38
Monter la table de catering
2 personnes
39
Brancher l’éclairage
2 personnes
40
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Aménager le stand d’information
2 personnes
43
Préparer les consommations
2 personnes
44
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

45
Accueillir les exposants
3 personnes
46
Enregistrer les exposants
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Encaisser l’entrée
2 personnes
49
Présenter le programme
50
Gérer le vestiaire
2 personnes
51
Tenir le stand d’information
52
Servir les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Démonter le buffet
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Dégager le parcours
59
Informer les exposants de la fermeture
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
63
Démonter le matériel du stand
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Ranger le service traiteur
2 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Éteindre l’éclairage
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 45
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 30
Portant à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphone à main
Haut-parleur
Panneau d’affichage

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Décoration

Bannières du salonqté 3
Panneaux d'informationqté 6
Numéros de standqté 30
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 50
Pâte adhésiveqté 4
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds de lampeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur
Poubellesqté 8
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez la réservation avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai précis pour les inscriptions afin de pouvoir attribuer les emplacements sans modifier le plan chaque semaine.
Rédigez les conditions de participation avant de créer le formulaire d’inscription. Indiquez notamment la taille de l’emplacement, les horaires d’installation, le matériel fourni et la date limite d’inscription.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et envoyez une confirmation dès qu’un emplacement est attribué. Une liste à jour évite les doublons et permet d’imprimer la liste des exposants et les badges nominatifs à temps.
Dessinez le plan de salle après avoir recensé les besoins des exposants : tables, portants à vêtements, chaises ou prises électriques. Gardez une circulation dégagée et prévoyez un emplacement clairement visible pour la caisse et l’accueil.
Réservez le catering et le matériel plusieurs jours avant la foire, puis vérifiez les branchements la veille. Comptez les rallonges, multiprises, machines à café, gobelets, verres et moyens de paiement au même moment pour ne pas découvrir un manque à l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour une foire d’échange ?: Lancez-les au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour garder le temps d’attribuer les emplacements et d’envoyer les confirmations.
Comment répartir les emplacements des exposants ?: Attribuez les emplacements après avoir reçu toutes les informations utiles, idéalement 7 à 10 jours avant la foire. Regroupez les besoins similaires et laissez des passages suffisamment larges pour la circulation et l’accès aux tables.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une foire d’échange ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil et 1 personne pour l’installation et les imprévus jusqu’à environ 50 exposants. Ajoutez une personne chargée des paiements si l’entrée est payante ou si plusieurs moyens de paiement sont proposés.
Que faut-il vérifier la veille d’une foire d’échange ?: Vérifiez le plan imprimé, la liste des exposants, les badges, la monnaie, le terminal de paiement et tout le matériel réservé. Faites aussi un contrôle des prises, rallonges et multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.