Een verpleegkundig congres organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma en thema, niet met de uitnodiging. Leg daarna de locatie vast en bevestig sprekers, catering en audiovisuele ondersteuning voordat je de inschrijving opent. Verzamel tijdens de aanmeldingen dieetwensen en accreditatiegegevens, zodat je aantallen en documentatie op tijd compleet zijn. In de laatste weken controleer je presentaties, naamkaartjes, routekaarten en de werking van alle techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vastleggen
2 personen
2
Congreslocatie reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers definitief bevestigen
5
Catering reserveren
6
Audiovisuele apparatuur reserveren
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vragen van deelnemers beantwoorden
12
Accreditatiegegevens verzamelen
13
Presentaties opvragen
14
Programma definitief maken
2 personen
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Programma's en routekaarten drukken
2 personen
17
Naamkaartjes drukken
2 personen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Catering aantallen bevestigen
20
Sprekersinformatie versturen
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Materialen en badges verzamelen
2 personen
23
Boodschappen ophalen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie en zalen inspecteren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes sorteren
2 personen
29
Programma's klaarleggen
2 personen
30
Sprekersruimte inrichten
2 personen
31
Presentatieruimte inrichten
3 personen
32
Projector en scherm aansluiten
2 personen
33
Microfoons en speakers testen
2 personen
34
Presentaties op congreslaptop zetten
35
Wifi en laadpunten controleren
36
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
37
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
38
Dieetmaaltijden markeren
2 personen

Event

39
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Badges en programma's uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Sprekers naar zaal begeleiden
46
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
47
Tijd en programma bewaken
48
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
51
Koffiepauze serveren
3 personen
52
Koffiepauze opruimen
2 personen
53
Lunchbuffet openen
3 personen
54
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Buffet en tafels afruimen
3 personen
57
Avondprogramma begeleiden
2 personen
58
Microfoons doorgeven
59
Dranken bijvullen tijdens pauze
2 personen
60
Afsluiting en bedankwoord begeleiden
61
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Presentaties en apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Naamkaartjes en programma's verzamelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zalen schoonmaken
4 personen
67
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
68
Locatie opleveren
2 personen
69
Apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
71
Deelnemerslijst archiveren
72
Aanwezigheidsbewijzen versturen
73
Bedankbericht aan sprekers sturen
74
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Bezoekerstafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafel
Krukkenaantal 4
Katheder
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Presentatielaptop
Reserve-laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
Laptopstandaard
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Laserpointeraantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 110
Naambadgeclipsaantal 110
Congresbannersaantal 3
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 6
Sprekersbordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 10

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de hoofdvolgorde minimaal 8 tot 12 weken vooraf: thema, programma, locatie en sprekers bepalen welke andere reserveringen nodig zijn.
Open de aanmelding pas nadat de locatie, het programma en de belangrijkste sprekers zijn bevestigd. Vraag meteen om dieetwensen en de gegevens die nodig zijn voor accreditatie.
Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op en controleer ze op beeldverhouding, video en lettergrootte. Zet een presentatielaptop én reserve-laptop klaar.
Bevestig de catering aantallen 3 tot 5 werkdagen vooraf op basis van de deelnemerslijst. Controleer daarbij niet alleen het totaal, maar ook vegetarische, veganistische en allergische maaltijden.
Loop de zalen de dag ervoor na met de deelnemersroute, registratieopstelling en techniek. Test microfoons, projector, HDMI-adapters, verlengsnoeren en de presentatieklikker voordat de eerste spreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verpleegkundig congres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Sprekers, congreslocatie en audiovisuele apparatuur kunnen eerder vastliggen dan de inschrijving, terwijl presentaties en definitieve catering aantallen pas in de laatste week worden afgerond.
Wanneer moet ik sprekers voor een verpleegkundig congres benaderen?: Benader sprekers zodra thema en voorlopige programmastructuur vaststaan, idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Vraag na hun bevestiging direct titel, biografie, technische eisen en presentatie aan.
Wanneer verzamel je accreditatiegegevens voor een verpleegkundig congres?: Verzamel de benodigde gegevens tijdens de aanmelding, dus vanaf het moment dat het formulier online staat. Controleer de lijst uiterlijk 1 week vooraf en leg vast welke gegevens na afloop nog moeten worden verwerkt.
Wanneer bevestig je de catering voor een congres?: Bevestig aantallen 3 tot 5 werkdagen voor het congres, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Houd een kleine marge aan voor late wijzigingen en geef de cateraar de verdeling per maaltijdtype door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.