Einen Pflegekongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Pflegekongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Thema, Zielgruppe und Programmrahmen festlegen, dann Location, Referenten und Technik sichern. Danach folgen Anmeldung, Akkreditierungsdaten, Catering und die Produktion der Unterlagen. Plane die letzten zwei Wochen nicht für Grundsatzentscheidungen ein, sondern für Prüfungen und Rückfragen. Besonders häufig fehlen am Ende bestätigte Präsentationen, passende Verpflegungsmengen oder ein getesteter Ersatz für den Präsentationslaptop.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Thema festlegen
2 Personen
2
Kongresslocation reservieren
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Referenten endgültig bestätigen
5
Catering reservieren
6
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Fragen der Teilnehmenden beantworten
12
Akkreditierungsdaten sammeln
13
Präsentationen anfordern
14
Programm finalisieren
2 Personen
15
Namensschilder entwerfen
16
Programme und Routenkarten drucken
2 Personen
17
Namensschilder drucken
2 Personen
18
Präsentationen prüfen
2 Personen
19
Catering-Mengen bestätigen
20
Referenteninformationen versenden
21
Teilnehmerliste ausdrucken
22
Materialien und Badges sammeln
2 Personen
23
Einkäufe abholen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Location und Säle besichtigen
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
28
Namenskarten sortieren
2 Personen
29
Programme bereitlegen
2 Personen
30
Sprecherraum einrichten
2 Personen
31
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
32
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
33
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
34
Präsentationen auf den Kongress-Laptop laden
35
WLAN und Ladepunkte prüfen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
37
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
38
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen

Event

39
Empfangstheke besetzen
3 Personen
40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
41
Badges und Programme ausgeben
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
44
Referenten empfangen
2 Personen
45
Referenten zum Saal begleiten
46
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
47
Zeit und Programm im Blick behalten
48
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
51
Kaffeepause servieren
3 Personen
52
Kaffeepause aufräumen
2 Personen
53
Mittagsbuffet eröffnen
3 Personen
54
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Buffet und Tische abräumen
3 Personen
57
Abendprogramm betreuen
2 Personen
58
Mikrofone weitergeben
59
Getränke in der Pause auffüllen
2 Personen
60
Abschluss und Dankeswort begleiten
61
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

62
Präsentationen und Geräte ausschalten
2 Personen
63
Namensschilder und Programme einsammeln
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Räume reinigen
4 Personen
67
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
68
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
69
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Materialien aufräumen
2 Personen
71
Teilnehmerliste archivieren
72
Teilnahmebestätigungen versenden
73
Dankesnachricht an Sprecher senden
74
Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 110
BesuchertischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
HockerAnz. 4
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
KaffeekannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Präsentationslaptop
Ersatz-Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
Laptopständer
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12
LaserpointerAnz. 2

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 110
NamensschildclipsAnz. 110
KongressbannerAnz. 3
Wegweiser-SchilderAnz. 8
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 6
ReferentenschilderAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 10

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
HandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Kongresslocation, bevor du Referenten endgültig bestätigst. Prüfe dabei nicht nur den Hauptsaal, sondern auch Registrierung, Garderobe, Wege, Stromanschlüsse und die Position von Rednerpult und Leinwand.
Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Bild. Lege zusätzlich einen Präsentationslaptop, einen Ersatz-Laptop sowie passende HDMI-Adapter bereit.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche und Akkreditierungsdaten fortlaufend und bestätige die Catering-Mengen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress.
Schicke Referenten spätestens 7 Tage vorher einen kompakten Ablauf mit Ankunftszeit, Saal, Technik, Ansprechpartner und Redezeit. So kommen fehlende Informationen nicht erst beim Aufbau ans Licht.
Plane den Aufbau mit einem festen Techniktest am Vortag oder mindestens 90 Minuten vor Einlass. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Projektor, Klicker, Kabel und mobile Ladegeräte in den tatsächlichen Sälen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Pflegekongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher. Die Location und wichtige Referenten sollten innerhalb der ersten 4 bis 6 Wochen feststehen, damit Programm und Anmeldung realistisch geplant werden können.
Wann sollte man Referenten für einen Pflegekongress anfragen?: Frage die Referenten etwa 5 bis 6 Monate vor dem Termin an. Eine endgültige Bestätigung sollte spätestens 10 bis 12 Wochen vorher vorliegen, damit bei Absagen noch Ersatz gefunden werden kann.
Wann muss die Anmeldung für einen Pflegekongress starten?: Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Bearbeite Anmeldungen laufend und frage fehlende Ernährungs- oder Akkreditierungsdaten spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung nach.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Pflegekongresses?: Plane für Mobiliar, Registrierung, Beschilderung und Technik mindestens 3 Stunden ein. Für den vollständigen Funktionstest sollten zusätzlich 90 Minuten vor dem Einlass reserviert werden.

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