Cómo organizar un congreso de enfermería sin perder el control
Organizar un congreso de enfermería exige cerrar primero el programa y el tema, y después coordinar sede, ponentes, inscripciones y proveedores. La acreditación, las preferencias dietéticas y las presentaciones suelen llegar tarde, así que conviene fijar plazos concretos desde el principio. También necesitas comprobar las salas y todo el equipo audiovisual antes de recibir a los asistentes. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a llegar al día del congreso con la documentación, las credenciales y la logística preparadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa y el tema
2 personas
- 2
Reservar el lugar del congreso
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar definitivamente a los ponentes
- 5
Reservar el catering
- 6
Reservar equipo audiovisual
- 7
Publicar el formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Responder preguntas de los participantes
- 12
Recopilar los datos de acreditación
- 13
Solicitar presentaciones
- 14
Definir el programa final
2 personas
- 15
Diseñar tarjetas de nombre
- 16
Imprimir los programas y mapas de ruta
2 personas
- 17
Imprimir tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Revisar las presentaciones
2 personas
- 19
Confirmar cantidades de catering
- 20
Enviar información de los ponentes
- 21
Imprimir la lista de participantes
- 22
Reunir materiales y credenciales
2 personas
- 23
Recoger la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Inspeccionar el recinto y las salas
2 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
- 28
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 29
Preparar los programas
2 personas
- 30
Montar la sala de oradores
2 personas
- 31
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 32
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
- 33
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
- 34
Subir las presentaciones al portátil del congreso
- 35
Comprobar el wifi y los puntos de carga
- 36
Preparar café y té
3 personas
- 37
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
- 38
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Evento
- 39
Atender la recepción
3 personas
- 40
Registrar a los participantes
3 personas
- 41
Repartir acreditaciones y programas
2 personas
- 42
Servir café y té
3 personas
- 43
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
- 44
Recibir a los ponentes
2 personas
- 45
Acompañar a los ponentes a la sala
- 46
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
- 47
Vigilar el tiempo y el programa
- 48
Recoger preguntas del público
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 51
Servir la pausa para el café
3 personas
- 52
Recoger la pausa del café
2 personas
- 53
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
- 54
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
- 55
Servir comidas especiales
2 personas
- 56
Recoger el buffet y las mesas
3 personas
- 57
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 58
Pasar los micrófonos
- 59
Rellenar las bebidas durante la pausa
2 personas
- 60
Coordinar el cierre y el discurso de agradecimiento
- 61
Guiar a los participantes hasta la salida
2 personas
Seguimiento
- 62
Apagar las presentaciones y el equipo
2 personas
- 63
Recopilar tarjetas de nombre y programas
2 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Recoger la basura
3 personas
- 66
Limpiar las salas
4 personas
- 67
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
- 68
Entregar la ubicación
2 personas
- 69
Devolver el equipo
2 personas
- 70
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
- 71
Archivar la lista de participantes
- 72
Enviar los comprobantes de asistencia
- 73
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
- 74
Ordenar facturas y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 110
- Mesas para visitantescant. 12
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa del ponente
- Taburetescant. 4
- Atril
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 8
- Jarras de aguacant. 12
Equipo
- Portátil de presentación
- Portátil de reserva
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Clic de presentacióncant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cargadores móvilescant. 4
- Soporte para portátil
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Puntero lásercant. 2
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 110
- Sujetadores para acreditacionescant. 110
- Banners del congresocant. 3
- Señales de orientacióncant. 8
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles para ponentescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 10
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 10
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantescant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa provisional antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar horarios, sesiones y ponentes sin tener que corregir la información varias veces.
- Confirma definitivamente a cada ponente al menos 3 semanas antes y pide su presentación con una fecha límite de 7 días. Guarda una copia revisada en el portátil principal y otra en el portátil de reserva.
- Recoge los datos de acreditación y las preferencias dietéticas durante la inscripción, no en la entrada. Revisa la lista final y confirma las cantidades de catering entre 3 y 5 días antes.
- Haz una prueba audiovisual completa el día anterior: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores y clic de presentación. Comprueba también que haya regletas, alargadores y cargadores disponibles.
- Inspecciona el recinto y las salas antes de imprimir programas y mapas. Cuenta las sillas, revisa las mesas de registro, el atril, los percheros y las papeleras, y deja listas las tarjetas de nombre y las credenciales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de enfermería?
- Empieza entre 4 y 6 meses antes para reservar el recinto, fijar el tema y contactar con los ponentes. Deja las últimas 3 semanas para confirmar asistentes, acreditaciones, catering, presentaciones y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de un congreso?
- Haz una primera invitación al menos 3 meses antes y confirma definitivamente su participación unas 3 semanas antes. Solicita las presentaciones 7 días antes para poder revisarlas y probarlas en el equipo disponible.
- ¿Cuándo se cierra el catering para un congreso?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final de asistentes entre 3 y 5 días antes. Añade en esa revisión a los ponentes y al equipo que trabajará durante toda la jornada.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de un congreso de enfermería?
- Comprueba las salas, la disposición de las sillas y mesas, el registro, la señalización y las credenciales. Reserva al menos 60 minutos para probar proyector, pantalla, micrófonos, sonido, cables, adaptadores y las dos opciones de portátil.
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!