Organiser un congrès infirmier, étape par étape

Un congrès infirmier se prépare dans un ordre précis : cadrer le programme, réserver le lieu, confirmer les intervenants, puis ouvrir les inscriptions. Prévoyez aussi le suivi des données d’accréditation, des besoins alimentaires et des présentations. Les derniers jours servent surtout à vérifier les quantités, les badges, la technique et l’installation des salles. Ce plan vous aide à répartir les 74 tâches sans découvrir un oubli le matin du congrès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Réserver le lieu du congrès
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer définitivement les intervenants
5
Réserver le catering
6
Réserver le matériel audiovisuel
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répondre aux questions des participants
12
Collecter les données d’accréditation
13
Demander les présentations
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Imprimer les programmes et les plans d’itinéraire
2 personnes
17
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Confirmer les quantités de catering
20
Envoyer les informations sur les intervenants
21
Imprimer la liste des participants
22
Rassembler le matériel et les badges
2 personnes
23
Récupérer les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Inspecter le lieu et les salles
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Trier les badges nominatifs
2 personnes
29
Préparer les programmes
2 personnes
30
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
31
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
32
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
33
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
34
Mettre les présentations sur l’ordinateur portable du congrès
35
Vérifier le wifi et les points de charge
36
Préparer le café et le thé
3 personnes
37
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
38
Marquer les repas diététiques
2 personnes

Événement

39
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les badges et les programmes
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Accompagner les intervenants à la salle
46
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
47
Superviser le timing et le programme
48
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Préparer la pause café
3 personnes
51
Servir la pause-café
3 personnes
52
Ranger la pause café
2 personnes
53
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
57
Encadrer le programme du soir
2 personnes
58
Passer les microphones
59
Réapprovisionner les boissons pendant la pause
2 personnes
60
Animer la clôture et le mot de remerciement
61
Guider les participants vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Éteindre les présentations et les équipements
2 personnes
63
Rassembler les badges nominatifs et les programmes
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les salles
4 personnes
67
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
68
Remettre le lieu en état
2 personnes
69
Retourner le matériel
2 personnes
70
Ranger le matériel restant
2 personnes
71
Archiver la liste des participants
72
Envoyer les justificatifs de présence
73
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
74
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tables pour les visiteursqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table des intervenants
Tabouretsqté 4
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Ordinateur portable de présentation
Ordinateur portable de secours
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Support pour ordinateur portable
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12
Pointeur laserqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 110
Pinces pour badges nominatifsqté 110
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 6
Panneaux pour les intervenantsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Thermosqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gantsqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et le thème avant de réserver les salles : vous saurez combien de sessions, d’intervenants et de places prévoir. Gardez une marge pour les pauses et les changements de salle.
Réservez le lieu, le catering et le matériel audiovisuel dès que la date est fixée. Vérifiez notamment la présence d’un projecteur, d’un écran, de micros sans fil, de câbles HDMI, d’adaptateurs et d’un ordinateur portable de secours.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini les informations nécessaires. Prévoyez un suivi séparé pour les demandes alimentaires, les questions des participants et les données utiles à l’accréditation.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation. Un ordinateur de secours, un cliqueur et des chargeurs évitent de bloquer une session pour un problème simple.
À J-1, confirmez les quantités de catering, imprimez les badges et la liste des participants, puis inspectez les salles. Le matin même, rassemblez les badges, refroidissez les boissons et vérifiez les multiprises, rallonges et microphones.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès infirmier ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois pour un congrès avec plusieurs intervenants et une procédure d’accréditation. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, les impressions, les présentations et les besoins alimentaires.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès infirmier ?: Ouvrez le formulaire environ 8 à 12 semaines avant la date, une fois le lieu, le programme provisoire et les principaux intervenants confirmés. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le congrès pour finaliser les badges et le catering.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 10 jours avant le congrès et relancez les retardataires à J-5. Vérifiez ensuite chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place, avec les bons adaptateurs et le projecteur.
Combien de temps avant faut-il confirmer le catering ?: Confirmez les quantités définitives 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les régimes alimentaires. Prévoyez un dernier contrôle à J-1 pour les boissons, le café, l’eau et le matériel de service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.