Zo organiseer je een verpleeghuis open dag
Begin met een duidelijke dagindeling en werk daarna pas de uitnodigingen en praktische details uit. Leg vaste rondleidingroutes, activiteiten en rustmomenten vast, zodat bezoekers en bewoners weten wat ze kunnen verwachten. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd en koppel iedere taak aan een verantwoordelijke vrijwilliger of medewerker. Controleer vóór de open dag niet alleen de techniek, maar ook toestemmingen, vluchtroutes en de toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers. Zo voorkom je dat de ontvangst soepel verloopt, terwijl de afdelingen zelf nog niet klaar zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Rondleidingroutes bepalen
2 personen
- 3
Activiteitenprogramma samenstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Open dag online publiceren
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Rondleidingsreserveringen maken
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Bewoners informeren
2 personen
- 12
Toestemmingen bewoners controleren
2 personen
- 13
Leveringen reserveren
- 14
Drukwerk laten maken
- 15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Versproducten ophalen
2 personen
- 18
Locatie inspecteren
2 personen
- 19
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
- 20
Rondleidingsruimtes opruimen
3 personen
- 21
Decoratie klaarzetten
2 personen
- 22
Techniek testen
2 personen
- 23
Ontvangsttafel voorbereiden
2 personen
- 24
Tafels opstellen
4 personen
- 25
Stoelen plaatsen
4 personen
- 26
Buffetruimte inrichten
3 personen
- 27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Naamkaartjes klaarleggen
- 31
Programma's klaarleggen
2 personen
- 32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 33
Versiering ophangen
3 personen
- 34
Geluid en presentatie testen
2 personen
- 35
Teambriefing houden
5 personen
Event
- 36
Bewoners begeleiden naar zaal
4 personen
- 37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 38
Bezoekers registreren
2 personen
- 39
Programma's uitdelen
2 personen
- 40
Openingswoord verzorgen
- 41
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 42
Activiteiten begeleiden
5 personen
- 43
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 44
Koffie en thee serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Afvalbakken legen
2 personen
- 48
Toiletten controleren
2 personen
- 49
Bewoners terugbegeleiden
4 personen
- 50
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 51
Aanmeldgegevens veilig opbergen
Nazorg
- 52
Servies verzamelen
3 personen
- 53
Buffet opruimen
3 personen
- 54
Eten veilig bewaren
2 personen
- 55
Afval verzamelen
2 personen
- 56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 57
Decoratie verwijderen
3 personen
- 58
Materialen schoonmaken
3 personen
- 59
Zalen schoonmaken
3 personen
- 60
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Ruimtes afsluiten
2 personen
- 63
Bruikbare materialen opbergen
2 personen
- 64
Overgebleven boodschappen verwerken
- 65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 66
Bewoners en familie bedanken
2 personen
- 67
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Rolstoelvriendelijke tafelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 120
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Inschrijftabletsaantal 2
- Pionnenaantal 12
- Rolstoelhellingenaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Naambordjesaantal 120
- Pennenaantal 30
- Programmastandaardsaantal 8
- Fotolijstenaantal 12
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en reserveer per rondleiding voldoende tijd voor vragen. Maak daarnaast een rustige route voor bezoekers die minder prikkels aankunnen.
- Verwerk aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en vraag meteen naar dieetwensen en rondleidingsvoorkeuren. Gebruik die gegevens om groepen en vrijwilligers vooraf in te delen.
- Controleer toestemmingen van bewoners vóór je foto’s, verhalen of een kijkje op de afdeling in het programma opneemt. Leg per onderdeel vast wat bezoekers wel en niet mogen zien.
- Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm minstens 1 dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je op de dag zelf geen improvisatie nodig hebt.
- Loop de locatie 2 tot 3 dagen vooraf na: maak vluchtroutes vrij, ruim rondleidingsruimtes op en controleer of tafels, stoelen en garderoberekken de doorgang niet blokkeren. Plaats rolstoelvriendelijke tafels op plekken waar bezoekers en bewoners gemakkelijk kunnen aanschuiven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een verpleeghuis open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en rondleidingroutes. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de open dag en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verpleeghuis open dag?
- Reken per rondleidingsgroep op minimaal 1 begeleider en plan daarnaast 2 mensen voor ontvangst en praktische hulp. Bij meerdere routes of activiteiten is een buffer van 1 extra vrijwilliger per 3 actieve onderdelen verstandig.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag in een verpleeghuis?
- Werk met vaste starttijden en groepen van ongeveer 8 tot 12 bezoekers, zodat gangen en kamers niet vollopen. Plan tussen twee rondleidingen minstens 10 minuten voor het wisselen van de groep en eventuele vragen.
- Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een verpleeghuis open dag?
- Bepaal het aanbod zodra het programma en het verwachte bezoekersaantal bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de aantallen uiterlijk 7 dagen voor de open dag bij de leverancier of degene die de boodschappen doet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!