Organiser une journée portes ouvertes en maison de repos
Une journée portes ouvertes en maison de repos demande plus qu’un accueil et quelques visites. Commencez par fixer la date, le programme et les parcours, puis coordonnez les inscriptions, les résidents, les bénévoles et les prestataires. Prévoyez des créneaux de visite réservés afin d’éviter les groupes trop nombreux et gardez du temps pour les besoins alimentaires. La veille, concentrez-vous sur la sécurité, l’installation des espaces et les essais techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Définir les parcours de visite
2 personnes
- 3
Composer le programme des activités
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Faire les réservations de visite guidée
- 10
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 11
Informer les résidents
2 personnes
- 12
Vérifier les autorisations des résidents
2 personnes
- 13
Réserver les livraisons
- 14
Faire réaliser les imprimés
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 18
Inspecter le lieu
2 personnes
- 19
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
- 20
Ranger les salles de visite
3 personnes
- 21
Installer la décoration
2 personnes
- 22
Tester la technique
2 personnes
- 23
Préparer la table d'accueil
2 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises
4 personnes
- 26
Aménager l’espace buffet
3 personnes
- 27
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
3 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Préparer les badges nominatifs
- 31
Préparer les programmes
2 personnes
- 32
Installer la signalétique
2 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Tester le son et la présentation
2 personnes
- 35
Faire le briefing d’équipe
5 personnes
Événement
- 36
Accompagner les résidents vers la salle
4 personnes
- 37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 38
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 39
Distribuer les programmes
2 personnes
- 40
Faire le discours d’ouverture
- 41
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 42
Encadrer les activités
5 personnes
- 43
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 44
Servir le café et le thé
3 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 49
Reconduire les résidents
4 personnes
- 50
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 51
Ranger en toute sécurité les données d’inscription
Suivi
- 52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 53
Démonter le buffet
3 personnes
- 54
Conserver les aliments en sécurité
2 personnes
- 55
Rassembler les déchets
2 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Retirer la décoration
3 personnes
- 58
Nettoyer le matériel
3 personnes
- 59
Nettoyer les salles
3 personnes
- 60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 61
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 62
Fermer les espaces
2 personnes
- 63
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
- 64
Traiter les courses restantes
- 65
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 66
Remercier les résidents et les familles
2 personnes
- 67
Archiver les photos et les documents
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 100
- Tables hautesqté 4
- Portantsqté 2
- Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 150
- Assiettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Tablettes d’inscriptionqté 2
- Cônesqté 12
- Rampes pour fauteuils roulantsqté 2
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 12
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Badges nominatifsqté 120
- Stylosqté 30
- Pupitres de programmeqté 8
- Cadres photoqté 12
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balai et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les créneaux de visite avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une durée précise par parcours et limitez le nombre de participants par groupe pour que les résidents et les visiteurs puissent circuler sans attente excessive.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Cette échéance laisse le temps d’adapter les quantités, les boissons et l’organisation de l’accueil.
- Donnez aux bénévoles un rôle et un emplacement précis. Répartissez-les entre l’accueil, les parcours, l’orientation, le service et l’accompagnement des personnes à mobilité réduite, puis transmettez les consignes avant le jour J.
- Vérifiez les autorisations des résidents avant toute visite ou prise de parole. Informez également les résidents du programme et des horaires afin qu’ils sachent quand les espaces seront ouverts au public.
- Faites l’inspection finale la veille : voies d’évacuation dégagées, salles rangées, tables et chaises installées, matériel testé et table d’accueil prête. Testez les microphones, les haut-parleurs et la projection avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en maison de repos ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, envoyer les invitations, recueillir les inscriptions, organiser les bénévoles et réserver les livraisons.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes inscrites environ 7 jours avant, avec les horaires, le point d’accueil et les éventuelles consignes de visite.
- Quand recueillir les besoins alimentaires des visiteurs ?
- Posez la question au moment de l’inscription et clôturez la collecte au moins 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les achats et éviter de gérer les demandes au dernier moment.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Consacrez une vérification complète aux accès, aux voies d’évacuation, aux salles, à l’accueil et au matériel technique. Faites notamment un test des microphones, des haut-parleurs, de l’ordinateur et du vidéoprojecteur au moins 2 heures avant l’ouverture si le test ne peut pas être réalisé la veille.
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