Tag der offenen Tür im Pflegeheim organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Pflegeheim braucht einen klaren Ablauf, damit Besucher Orientierung finden und der Alltag der Bewohner geschützt bleibt. Beginnen Sie mit Datum, Programm und Führungsrouten, bevor Sie Einladungen versenden oder Helfer einteilen. Planen Sie Anmeldungen, Ernährungswünsche und reservierte Führungen getrennt voneinander. Kurz vor dem Termin entscheiden eine Ortsbegehung, getestete Technik und freie Fluchtwege darüber, ob der Tag ruhig läuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Führungsrouten festlegen
2 Personen
- 3
Aktivitätsprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Führungsreservierungen vornehmen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Anwohner informieren
2 Personen
- 12
Genehmigungen der Bewohner prüfen
2 Personen
- 13
Lieferungen reservieren
- 14
Drucksachen anfertigen lassen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 18
Location inspizieren
2 Personen
- 19
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 20
Räume für die Führung aufräumen
3 Personen
- 21
Dekoration aufbauen
2 Personen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Buffetbereich einrichten
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Namensschilder bereitlegen
- 31
Programme bereitlegen
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Ton und Präsentation testen
2 Personen
- 35
Teambriefing durchführen
5 Personen
Event
- 36
Bewohner zum Saal begleiten
4 Personen
- 37
Besucher begrüßen
3 Personen
- 38
Besucher registrieren
2 Personen
- 39
Programme ausgeben
2 Personen
- 40
Eröffnungsrede halten
- 41
Führungen begleiten
4 Personen
- 42
Aktivitäten begleiten
5 Personen
- 43
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 49
Bewohner zurückbegleiten
4 Personen
- 50
Besucher verabschieden
3 Personen
- 51
Anmeldedaten sicher aufbewahren
Nachbereitung
- 52
Geschirr sammeln
3 Personen
- 53
Buffet aufräumen
3 Personen
- 54
Lebensmittel sicher lagern
2 Personen
- 55
Abfall sammeln
2 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Materialien reinigen
3 Personen
- 59
Räume reinigen
3 Personen
- 60
Toiletten reinigen
2 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Räume abschließen
2 Personen
- 63
Wiederverwendbare Materialien verstauen
2 Personen
- 64
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
- 65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 66
Bewohner und Familie bedanken
2 Personen
- 67
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- StehtischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- Rollstuhlgerechte TischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AnmeldetabletsAnz. 2
- KegelAnz. 12
- RollstuhlrampeAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- StifteAnz. 30
- ProgrammständerAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie zuerst die Führungsrouten und Zeitfenster fest. Planen Sie pro Gruppe ein festes Ende und einen Puffer von 10 bis 15 Minuten ein, damit sich Besucher nicht in Fluren oder Gemeinschaftsräumen stauen.
- Verschicken Sie Einladungen erst, wenn Programm, Anmeldung und Hinweise für Angehörige feststehen. Schließen Sie die Anmeldeliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher und erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche.
- Klären Sie vor der Veröffentlichung, welche Bewohnerbereiche gezeigt werden dürfen. Prüfen Sie die Genehmigungen der Bewohner und informieren Sie Anwohner mindestens 7 Tage vorher über erwarteten Besuch und Lieferungen.
- Teilen Sie Helfer nicht nur für den Empfang ein, sondern auch für Führungen, Wegweisung, Bewirtung und spontane Unterstützung. Für jede Führungsgruppe sollte mindestens eine verantwortliche Person benannt sein.
- Machen Sie am Vortag eine vollständige Ortsbegehung: Fluchtwege müssen frei sein, Führungsräume ordentlich, Technik angeschlossen und Empfang, Tische sowie Stühle vorbereitet. Testen Sie Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Projektionsfläche gemeinsam.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Tag der offenen Tür im Pflegeheim planen?
- Beginnen Sie etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Führungsrouten und Genehmigungen. Einladungen, Helferplanung und Lieferungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Besucher kann eine Führungsgruppe im Pflegeheim haben?
- Planen Sie meist 8 bis 12 Personen pro Gruppe, damit Fragen möglich bleiben und Flure nicht überfüllt werden. Rechnen Sie je Führung mit 30 bis 45 Minuten plus 10 Minuten Übergangspuffer.
- Wann sollte man die Anmeldungen für den Tag der offenen Tür schließen?
- Schließen Sie die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher. So bleibt Zeit, Teilnehmerlisten, Führungsreservierungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Helfer abzugleichen.
- Was muss man vor einem Tag der offenen Tür im Pflegeheim prüfen?
- Prüfen Sie am Vortag Fluchtwege, Bewohnergenehmigungen, Lieferungen, Führungsräume und die Beschilderung. Testen Sie die Technik und stellen Sie Empfangstisch, Sitzplätze, Geschirr sowie Getränkeausgabe spätestens 1 bis 2 Stunden vor Beginn bereit.
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