Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una residencia
Empieza por fijar una fecha, un horario y un recorrido claro por la residencia. Después coordina las inscripciones, las visitas guiadas, los permisos de los residentes y el equipo de voluntariado. La recepción, la accesibilidad y la prueba de sonido suelen quedar para el final, aunque condicionan toda la jornada. Reserva al menos cuatro semanas para preparar invitaciones, material impreso, suministros y la distribución de las salas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Determinar las rutas de la visita guiada
2 personas
- 3
Preparar el programa de actividades
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer reservas para visitas guiadas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Informar a los vecinos
2 personas
- 12
Comprobar los permisos de los residentes
2 personas
- 13
Reservar suministros
- 14
Encargar material impreso
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Recoger productos frescos
2 personas
- 18
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 19
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 20
Recoger las salas de la visita
3 personas
- 21
Preparar la decoración
2 personas
- 22
Probar la técnica
2 personas
- 23
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Montar la zona del buffet
3 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar tarjetas con nombres
- 31
Preparar los programas
2 personas
- 32
Colgar señalización
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Probar el sonido y la presentación
2 personas
- 35
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
- 36
Acompañar a los residentes al salón
4 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 38
Registrar a los visitantes
2 personas
- 39
Repartir programas
2 personas
- 40
Dar el discurso de apertura
- 41
Guiar visitas
4 personas
- 42
Coordinar actividades
5 personas
- 43
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 44
Servir café y té
3 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Comprobar los baños
2 personas
- 49
Acompañar de regreso a los residentes
4 personas
- 50
Despedir a los visitantes
3 personas
- 51
Guardar de forma segura los datos de inscripción
Seguimiento
- 52
Recoger la vajilla
3 personas
- 53
Recoger el buffet
3 personas
- 54
Conservar la comida de forma segura
2 personas
- 55
Recoger la basura
2 personas
- 56
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Limpiar los materiales
3 personas
- 59
Limpiar las salas
3 personas
- 60
Limpiar los baños
2 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Cerrar los espacios
2 personas
- 63
Guardar los materiales reutilizables
2 personas
- 64
Gestionar las compras sobrantes
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
- 66
Agradecer a los residentes y a la familia
2 personas
- 67
Archivar fotos y documentos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Mesas accesibles para sillas de ruedascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Percheroscant. 2
- Tablets de inscripcióncant. 2
- Conoscant. 12
- Rampas para sillas de ruedascant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Pancartas con nombrescant. 120
- Bolígrafoscant. 30
- Atriles para programascant. 8
- Marcos de fotoscant. 12
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Define turnos de visita de 30 a 45 minutos y limita las reservas según el espacio disponible. Así evitas grupos demasiado grandes y mantienes libres las rutas de evacuación.
- Cierra las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día anterior. Usa ese registro para calcular bebidas, vajilla y opciones de comida antes de hacer la compra.
- Asigna a cada voluntario una función y un horario concreto con al menos una semana de antelación. Necesitarás cubrir recepción, acompañamiento, orientación y apoyo durante las actividades.
- Haz una inspección completa de las salas entre 3 y 5 días antes. Comprueba que las mesas sean accesibles para sillas de ruedas, que los pasillos estén despejados y que las sillas no bloqueen las rutas de evacuación.
- Prueba micrófonos, altavoces, portátil y proyector como mínimo el día anterior. Revisa también cables alargadores y regletas; descubrir un fallo técnico cuando llegan las familias suele retrasar todo el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una residencia?
- Reserva unas 4 semanas para una jornada pequeña y 6 semanas si habrá muchas visitas o material impreso. Las invitaciones, las inscripciones, los permisos de los residentes y los voluntarios necesitan tiempo para coordinarse.
- ¿Cuánto debe durar una visita guiada por una residencia?
- Calcula entre 30 y 45 minutos por recorrido, más 10 o 15 minutos para entradas y salidas. Programa los grupos con ese margen para que la recepción no se acumule y las actividades empiecen a su hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. En ese momento confirma el número de visitantes, las necesidades dietéticas y las reservas de visitas guiadas para ajustar compras y mesas.
- ¿Qué se debe comprobar el día anterior a la jornada de puertas abiertas?
- Revisa la recepción, las salas, las rutas de evacuación, la disposición de mesas y sillas y todo el equipo técnico. Haz la prueba de sonido y proyección al menos 24 horas antes, y deja preparados los materiales de bienvenida.
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