Zo organiseer je een verlovingsfeest zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste stappen naar de uitvoering toe. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je het menu definitief maakt. Bevestig de reservering, stem muziek en spreekmomenten af en bestel de taart ruim vooraf. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opstelling: eerst tafels en stoelen, daarna aankleding, buffet, drank en decoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Reservering bevestigen
6
Menu en hapjes bepalen
2 personen
7
Taart bestellen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Spreekmomenten afstemmen
2 personen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Tafelschikking bepalen
2 personen
12
Naamkaartjes schrijven
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Groenten en fruit snijden
2 personen
18
Sausjes en dips portioneren
19
Decoratie sorteren
2 personen
20
Apparatuur opladen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels aankleden
3 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Bloemen neerzetten
2 personen
27
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Muziek testen
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Hapjes uitstallen
3 personen
32
Taart gekoeld klaarzetten
33
Welkomsttafel inrichten
2 personen

Event

34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Toespraak aankondigen
40
Taart aansnijden
2 personen
41
Taart serveren
3 personen
42
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
43
Laatste ronde drankjes verzorgen
2 personen
44
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Eten veilig opbergen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Decoratie afbreken
3 personen
50
Meubilair terugzetten
4 personen
51
Apparatuur opbergen
2 personen
52
Materialen controleren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedsetsaantal 6
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Champagneglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Taartschep

Keuken

Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJskoelersaantal 2

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Verlovingsbanner
Bloemstukkenaantal 6
Vazenaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
Welkomstbord
Fotowand
Gastenboek
Naamkaartjesaantal 45
Kaartendoos

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk twee weken vooraf een voorlopige gastenlijst en sluit de definitieve lijst enkele dagen voor het feest. Gebruik die lijst voor de tafelschikking, naamkaartjes, catering en het aantal stoelen.
Plan het menu pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Voorzie per gast meerdere kleine hapjes en zet sausjes, dips en gesneden groenten in afzonderlijke porties klaar.
Koel dranken niet pas aan het begin van het feest. Zet flessen en champagne minimaal 4 uur vooraf koud en controleer of glazen, opscheplepels en serveerschalen op dezelfde plek staan.
Begin opbouw met tafels, stoelen en buffettafels; hang pas daarna de versiering op. Zo voorkom je dat een ballonnenboog, fotowand of bloemstuk tijdens het schuiven beschadigt.
Reserveer een vast moment voor felicitaties, speeches of een toast en wijs één persoon aan die dit bewaakt. Laad apparatuur dezelfde dag volledig op en leg muziek, microfoon en eventuele opladers vóór de gasten arriveren klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verlovingsfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Regel de taart, catering en decoratie uiterlijk 2 tot 3 weken voor het feest, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een verlovingsfeest?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om een reactie binnen 10 tot 14 dagen. Dan kun je dieetwensen, menu, tafelschikking en het aantal stoelen op tijd vastleggen.
Hoeveel hapjes heb je nodig voor een verlovingsfeest?: Reken bij een feest met vooral hapjes op ongeveer 8 tot 12 kleine hapjes per persoon voor 2 tot 3 uur. Komt er ook een maaltijd, dan volstaan meestal 4 tot 6 hapjes per persoon naast het menu.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een verlovingsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; koel de dranken minstens 4 uur vooraf en houd extra ijs beschikbaar voor warme dagen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.