Organiser une fête de fiançailles, étape par étape

Commencez par fixer le nombre d’invités, le lieu et le format du repas avant de choisir la décoration. Les invitations permettent ensuite de recueillir les réponses et les besoins alimentaires assez tôt pour confirmer le menu, le gâteau et la réservation. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les achats, les boissons à refroidir et la préparation du buffet. Le jour même, gardez du temps pour installer les tables, les chaises, l’accueil et les prises de parole avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer la réservation
6
Définir le menu et les amuse-bouches
2 personnes
7
Commander le gâteau
8
Composer la sélection musicale
9
Coordonner les créneaux de prise de parole
2 personnes
10
Établir la liste définitive des invités
11
Définir la disposition des tables
2 personnes
12
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Couper les fruits et légumes
2 personnes
18
Portionner les sauces et les dips
19
Trier la décoration
2 personnes
20
Recharger les appareils
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Dresser les tables
3 personnes
24
Installer le buffet
3 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Disposer les fleurs
2 personnes
27
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester la musique
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
32
Mettre le gâteau au frais
33
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

34
Accueillir les invités
3 personnes
35
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Annoncer le discours
40
Couper le gâteau
2 personnes
41
Servir le gâteau
3 personnes
42
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
43
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
44
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Démonter la décoration
3 personnes
50
Remettre le mobilier en place
4 personnes
51
Ranger le matériel
2 personnes
52
Vérifier le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Sets de nappesqté 6
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Verres à champagneqté 50
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 50
Louchesqté 8
Pelle à gâteau

Cuisine

Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaceqté 2

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 100
Bannière de fiançailles
Compositions floralesqté 6
Vasesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Panneau d’accueil
Mur photo
Livre d’or
Badges nominatifsqté 45
Boîte à cartes

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelle
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 6 semaines avant la fête et fixez une date limite de réponse à 3 semaines : vous aurez le temps de relancer les absents et d’adapter les quantités.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’invitation, puis vérifiez la liste définitive 7 jours avant. Prévoyez un emplacement clairement identifié pour les plats concernés.
Réservez le lieu et confirmez le menu avant de commander le gâteau. Pour éviter une rupture, refroidissez les boissons la veille et répartissez-les entre glacières et bacs à glace.
Placez les discours dans un ordre précis et attribuez à chaque personne un créneau de 3 à 5 minutes. Testez la musique et rechargez les appareils avant l’installation.
Commencez la mise en place au moins 3 heures avant l’arrivée : tables et chaises d’abord, buffet ensuite, puis vaisselle, décoration et panneau d’accueil. Gardez les aliments frais pour la dernière heure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de fiançailles ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une fête avec réservation, repas et invitations. Les 2 dernières semaines servent surtout à confirmer les invités, commander le gâteau et finaliser le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une fête de fiançailles ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date. Demandez une réponse au plus tard 3 semaines avant afin de connaître les quantités, les besoins alimentaires et la disposition des tables.
Combien de boissons prévoir pour une fête de fiançailles ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis environ 1 verre par heure selon la durée et le menu. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et mettez les boissons au frais la veille.
Quand installer la salle le jour de la fête ?: Commencez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez une heure pour les tables et les chaises, puis environ 90 minutes pour le buffet, la vaisselle et la décoration.

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