So organisierst du eine Verlobungsfeier ohne Last-Minute-Stress

Bei einer Verlobungsfeier hängt viel davon ab, was früh feststeht: Gästeliste, Reservierung, Menü und die Zeiten für Ansprachen. Beginne mit Zu- und Absagen, damit du Essen, Getränke, Sitzplätze und Geschirr passend planen kannst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestellungen, Einkäufe und die Aufteilung der Aufgaben. Am Veranstaltungstag selbst zählen ein aufgebauter Buffetbereich, gekühlte Getränke und eine kurze Prüfung von Technik und Raum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Reservierung bestätigen
6
Menü und Snacks festlegen
2 Personen
7
Torte bestellen
8
Musikauswahl zusammenstellen
9
Sprechtermine abstimmen
2 Personen
10
Endgültige Gästeliste erstellen
11
Tischanordnung festlegen
2 Personen
12
Namensschilder schreiben
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Snacks vorbereiten
3 Personen
17
Obst und Gemüse schneiden
2 Personen
18
Soßen und Dips portionieren
19
Dekoration sortieren
2 Personen
20
Geräte aufladen
21
Ort überprüfen
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Tische eindecken
3 Personen
24
Buffet aufbauen
3 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Blumen aufstellen
2 Personen
27
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
28
Tontechnik anschließen
2 Personen
29
Musik testen
2 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Snacks auslegen
3 Personen
32
Torte gekühlt bereitstellen
33
Willkommenstisch einrichten
2 Personen

Event

34
Gäste empfangen
3 Personen
35
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Rede ankündigen
40
Torte anschneiden
2 Personen
41
Torte servieren
3 Personen
42
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
43
Letzte Getränkerunde übernehmen
2 Personen
44
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Essen sicher verstauen
2 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Dekoration abbauen
3 Personen
50
Möbel zurückstellen
4 Personen
51
Ausrüstung verstauen
2 Personen
52
Materialien prüfen
2 Personen
53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 45
BuffetischeAnz. 2
TischdeckensetsAnz. 6
Garderobenständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
TortenplattenAnz. 50
WassergläserAnz. 50
WeingläserAnz. 50
ChampagnergläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 50
ServierlöffelAnz. 8
Tortenheber

Küche

ServierschalenAnz. 10
Servierplatten mit DeckelAnz. 4
ServierplattenAnz. 8
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiskühlerAnz. 2

Dekoration

BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 100
Verlobungsbanner
BlumenarrangementsAnz. 6
VasenAnz. 6
TeelichthalterAnz. 20
Willkommensschild
Fotowand
Gästebuch
NamensschilderAnz. 45
Kartenschachtel

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und Kehrblech
Wischset
Reinigungs-EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gästeliste zuerst an und verschicke die Einladungen früh genug, um Ernährungswünsche und Absagen noch vor der endgültigen Planung zu erfassen. Rechne erst danach verbindlich mit Sitzplätzen, Menü und Geschirr.
Bestätige die Reservierung spätestens einige Tage vor der Feier und kläre dabei Tischaufstellung, Buffetfläche, Stromanschlüsse und den Platz für Garderobe und Fotowand. Diese Details werden häufig erst beim Aufbau bemerkt.
Bestelle die Torte nicht erst in der letzten Woche. Stimme außerdem ab, wann sie geliefert oder abgeholt wird und ob Tortenplatte, Tortenheber und ein gekühlter Stellplatz vorhanden sind.
Plane Getränke nach dem Ablauf: Für die erste Stunde kannst du etwa zwei bis drei Getränke pro Person rechnen, zusätzlich Wasser. Kühle sie rechtzeitig und stelle Champagnergläser, Weingläser und Wassergläser getrennt bereit.
Bereite Snacks, geschnittenes Obst und Gemüse sowie portionierte Soßen und Dips möglichst am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Buffet, Dekoration, geladene Geräte und die letzte Kontrolle des Ortes übrig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Verlobungsfeier einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste.
Wie viel Getränke braucht man für eine Verlobungsfeier?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein; kühle Getränke am besten am Vortag.
Wann sollte man die Torte für die Verlobungsfeier bestellen?: Bestelle die Torte etwa 2 bis 4 Wochen vor der Feier, bei vielen Gästen oder besonderen Wünschen früher. Kläre spätestens 2 Tage vorher Abholung, Lieferung und den Stellplatz.
Was muss man am Tag der Verlobungsfeier zuerst aufbauen?: Beginne 3 bis 4 Stunden vorher mit Tischen, Stühlen, Buffet und Tischdecken. Danach folgen Geschirr, gekühlte Getränke und Dekoration; Technik und Raum solltest du spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste prüfen.

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