Zo organiseer je een verhalenfestival
Begin met de datum, locatie en het gewenste aantal bezoekers. Stel daarna het programma samen en leg vertellers, reserveringen en eventuele vergunningen vast. Werk vervolgens toe naar de publiekskant: uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, route en programmaboekjes. Test techniek en bewegwijzering vooraf en leg op de dag zelf duidelijke rollen vast. Een kort draaiboek met tijden, contactpersonen en overdrachtsmomenten voorkomt dat ontvangst, verhalen en pauzes door elkaar lopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Programma samenstellen
3 personen
- 3
Vertellers vastleggen
2 personen
- 4
Reserveringen maken
- 5
Vergunningen controleren
- 6
Verzekering controleren
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Draaiboek afdrukken
- 14
Routebeschrijving delen
- 15
Programma online publiceren
- 16
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 17
Programmaboekjes printen
2 personen
- 18
bewegwijzering maken
2 personen
- 19
Verhalenrechten controleren
- 20
Techniek testen
2 personen
- 21
Voorraad controleren
2 personen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Koelproducten ontvangen
2 personen
- 25
Dranken koud zetten
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 27
Servies klaarzetten
2 personen
- 28
Materialen sorteren
3 personen
Event
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Tafels opstellen
4 personen
- 31
Stoelen opstellen
4 personen
- 32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 34
Kinderhoek inrichten
2 personen
- 35
Versiering ophangen
3 personen
- 36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 37
Geluidsset opstellen
2 personen
- 38
Microfoons testen
2 personen
- 39
Presentatieruimtes markeren
2 personen
- 40
Vertellers ontvangen
2 personen
- 41
Vertellers instrueren
2 personen
- 42
Inschrijving bemannen
2 personen
- 43
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 44
Openingsverhaal begeleiden
2 personen
- 45
Programma-aankondigingen doen
- 46
Vertellers begeleiden
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
3 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet aanvullen
2 personen
- 51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 52
Publieksvragen verzamelen
- 53
Fotomoment begeleiden
- 54
Pauzeruimtes controleren
2 personen
- 55
Toiletten controleren
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Slotverhaal begeleiden
2 personen
- 58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Catering opruimen
3 personen
- 62
Decoratie afnemen
2 personen
- 63
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
- 64
Techniek afbouwen
2 personen
- 65
Afval sorteren
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen registreren
- 72
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
- 73
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Inschrijftafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamerscherm
- Kinderzitjesaantal 12
- Paraplubakkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 80
- Opbergkrattenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Gebaksbordjesaantal 120
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Mengpaneel
- Microfoonstatievenaantal 3
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Printer
- Printpapieraantal 4
- USB-sticksaantal 3
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Stoffen tafellopersaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Decoratieve kussensaantal 30
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Fotowanddoek
- Kledinghangersaantal 60
- Naambadgesaantal 150
- Badgehoudersaantal 150
- Pennenaantal 40
- Permanent markersaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Touwaantal 4
- Schaaraantal 8
- Kleefgumaantal 6
- Programmaboekjesaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Papieren handdoekenaantal 12
Tips
- Plan het programma eerst in blokken van 45 tot 60 minuten en houd per verteller enkele minuten wisseltijd vrij. Zo loopt een uitloop bij het eerste verhaal niet meteen door tot het einde van de avond.
- Leg vertellers uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer meteen de verhalenrechten. Vraag ook naar uitspraak van namen, technische wensen en de gewenste introductie; die informatie wordt vaak pas op de dag zelf gemist.
- Test actieve speakers en draadloze microfoons op de echte speelplek, met minstens één persoon op de achterste stoel. Controleer dit opnieuw na het opbouwen, want een andere opstelling of volle zaal kan het geluid veranderen.
- Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Zet bij de ontvangst een aparte inschrijftafel klaar met naambadges, route-informatie en het actuele programma.
- Zet dranken en koelproducten niet pas bij aanvang klaar. Plan het koud zetten en ontvangen van gekoelde voorraad zo dat er vóór de eerste bezoekers tijd is voor controle, aanvullen en een alternatief bij ontbrekende producten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een verhalenfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vertellers. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, techniek, vrijwilligers en het definitieve draaiboek.
- Hoeveel vertellers heb je nodig voor een verhalenfestival?
- Dat hangt af van de duur, maar reken bij een programma van 2 uur op ongeveer 4 tot 6 vertellers als ieder verhaal 15 tot 20 minuten duurt. Plan daarnaast 5 tot 10 minuten per wissel en minstens één pauze.
- Wanneer test je de techniek voor een verhalenfestival?
- Doe een eerste test 1 tot 2 weken vooraf en een tweede test op de opbouwdag. Controleer microfoons en speakers met een volledige zin op de verste plek in de ruimte, niet alleen naast de geluidsinstallatie.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een verhalenfestival verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 3 tot 5 dagen voor het festival. Geef de definitieve aantallen daarna door aan degene die boodschappen en koelproducten regelt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!