Ein Geschichtenfestival organisieren – von der Idee bis zum letzten Applaus

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Programm mindestens 6 Wochen vorher fest und bestätige jeden Erzähler schriftlich. Prüfe dabei für jede Geschichte, ob eine Nutzungserlaubnis erforderlich ist, statt Rechte erst am Veranstaltungstag zu klären.
• Teste aktive Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens 2 Tage vor dem Festival mit genau den Personen, die später auftreten. Halte zusätzlich gedruckte Drehbücher bereit, damit ein leerer Akku oder eine Funkstörung nicht das Programm stoppt.
• Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab und erfasse Ernährungswünsche getrennt. So kannst du Sitzplätze, Namensschilder, Programmhefte und die Menge an Tellern, Bechern und Besteck passend vorbereiten.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Anmeldetisch, Garderobenständer, Beschilderung und Sitzbereich müssen vor dem ersten Gast funktionieren. Teile Freiwillige in feste Schichten ein, damit Empfang, Saal und Verpflegung nicht gleichzeitig unbesetzt sind.
• Erledige den Einkauf spätestens am Vortag und stelle Kühlwaren sowie Getränke rechtzeitig kalt. Prüfe am Morgen des Festivals einmal Bestand, Buffetische, Servierschalen, Thermoskannen und Wasserkannen, bevor die ersten Erzähler eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Geschichtenfestival organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Erzähler, Reservierungen, Genehmigungen und Versicherungsfragen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wie viele Helfer braucht ein Geschichtenfestival?

Für ein kleines Festival solltest du mindestens 4 bis 6 Freiwillige einplanen: zwei für Anmeldung und Garderobe, mindestens eine Person für Technik und zwei bis drei für Saal und Verpflegung. Bei mehreren Räumen braucht jeder zusätzliche Raum eine feste Ansprechperson.

Wann sollte man die Technik für ein Geschichtenfestival testen?

Teste Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens 48 Stunden vorher und wiederhole den kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Plane dafür mindestens 30 Minuten mit allen Erzählern ein, damit Lautstärke und Mikrofonabstand stimmen.

Wann soll man Getränke und Kühlwaren für ein Geschichtenfestival einkaufen?

Kaufe haltbare Waren spätestens 2 Tage vorher und frische Kühlwaren am Vortag. Getränke sollten mindestens 4 Stunden vor dem Einlass kalt gestellt werden, damit sie nicht lauwarm ausgegeben werden.

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