Organiser un festival de contes, étape par étape

Un festival de contes se prépare d’abord autour du programme, du lieu et des conteurs, puis autour de l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, vérifier les autorisations et l’assurance, avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite la circulation entre les espaces, les besoins des enfants, les bénévoles et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les droits sur les récits, les badges, la signalétique et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Réserver les conteurs
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Partager l’itinéraire
15
Publier le programme en ligne
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
18
Créer la signalétique
2 personnes
19
Vérifier les droits sur les récits
20
Tester la technique
2 personnes
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Recevoir les produits réfrigérés
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Préparer la vaisselle
2 personnes
28
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Aménager l’espace enfants
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer la sono
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Marquer les espaces de présentation
2 personnes
40
Accueillir les conteurs
2 personnes
41
Informer les narrateurs
2 personnes
42
Gérer les inscriptions
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Animer le récit d'ouverture
2 personnes
45
Faire les annonces du programme
46
Encadrer les conteurs
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
52
Recueillir les questions du public
53
Animer le moment photo
54
Vérifier les espaces de pause
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Accompagner l’histoire de clôture
2 personnes
58
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
64
Démonter la technique
2 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Rendre les objets trouvés
73
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 2
Paravent de loge
Sièges pour enfantsqté 12
Porte-parapluiesqté 2
Cintresqté 80
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à pâtisserieqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Imprimante
Papier d’impressionqté 4
Clés USBqté 3
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Chemins de table en tissuqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Coussins décoratifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 12
Bannière pour photowall
Cintresqté 60
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylosqté 40
Marqueurs permanentsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 4
Ciseauxqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Essuie-toutqté 12

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les lieux de chaque séance et la durée prévue pour les changements de salle. Gardez une version imprimée du déroulé pour l’équipe.
Réservez les conteurs plusieurs semaines à l’avance et vérifiez les droits d’utilisation de chaque récit avant de publier le programme. Cette vérification est souvent oubliée quand plusieurs intervenants participent.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le festival. Prévoyez un point d’accueil avec badges nominatifs, livrets et itinéraire partagé.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de leur donner une mission générale : accueil, orientation, aide aux enfants, buffet et rangement. Prévoyez au moins une personne identifiable à l’entrée pendant toute l’ouverture au public.
Testez les microphones sans fil et les autres équipements dans chaque espace avant l’arrivée des conteurs. Contrôlez aussi les stocks, recevez les produits réfrigérés à temps et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de contes ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, le programme et la réservation des conteurs.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le festival, puis prévoyez une relance 10 à 14 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les besoins alimentaires et les groupes.
Que faut-il vérifier avant les séances de contes ?: La veille, vérifiez le déroulé imprimé, la signalétique, les badges, les sièges pour enfants et le matériel technique. Faites un test des microphones au moins 2 heures avant l’accueil du public.
Quand préparer les boissons et le buffet ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant lorsque les produits le permettent, puis recevez les produits réfrigérés le jour prévu. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et installez le buffet avant l’arrivée des premiers participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.