Cómo organizar un festival de cuentos sin perder detalles
Un festival de cuentos necesita algo más que reunir narradores y público: hay que encajar horarios, espacios, permisos, técnica e inscripciones. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Durante las últimas semanas, concentra el trabajo en voluntarios, acreditaciones, folletos, señalización y pruebas de sonido. Así evitas que los problemas de derechos, micrófonos o productos refrigerados aparezcan el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Elaborar el programa
3 personas
- 3
Confirmar narradores
2 personas
- 4
Hacer reservas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reclutar voluntarios
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Imprimir el plan de trabajo
- 14
Compartir las indicaciones
- 15
Publicar el programa en línea
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Imprimir los folletos del programa
2 personas
- 18
hacer la señalización
2 personas
- 19
Comprobar derechos de las historias
- 20
Probar la técnica
2 personas
- 21
Comprobar el inventario
2 personas
- 22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Recibir productos refrigerados
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
4 personas
- 27
Preparar la vajilla
2 personas
- 28
Clasificar los materiales
3 personas
Evento
- 29
Abrir la ubicación
2 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
4 personas
- 32
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
- 33
Montar el buffet de catering
3 personas
- 34
Montar el rincón infantil
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colocar la señalización
2 personas
- 37
Montar el equipo de sonido
2 personas
- 38
Probar los micrófonos
2 personas
- 39
Señalizar las salas de presentación
2 personas
- 40
Recibir a los narradores
2 personas
- 41
Instruir a los narradores
2 personas
- 42
Atender la inscripción
2 personas
- 43
Recibir a los visitantes
3 personas
- 44
Coordinar la historia de apertura
2 personas
- 45
Hacer anuncios del programa
- 46
Coordinar a los narradores
2 personas
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el bufé
2 personas
- 51
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 52
Recoger preguntas del público
- 53
Coordinar el momento de fotos
- 54
Revisar las salas de descanso
2 personas
- 55
Comprobar los baños
2 personas
- 56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 57
Coordinar la historia de cierre
2 personas
- 58
Despedir a los visitantes
3 personas
- 59
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Recoger el catering
3 personas
- 62
Retirar la decoración
2 personas
- 63
Desmontar sillas y mesas
4 personas
- 64
Desmontar equipo técnico
2 personas
- 65
Clasificar residuos
3 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Limpiar los baños
2 personas
- 68
Inventariar materiales
2 personas
- 69
Devolver el material alquilado
2 personas
- 70
Guardar el stock restante
2 personas
- 71
Registrar objetos perdidos
- 72
Devolver los objetos perdidos
- 73
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de inscripción
- Percheroscant. 2
- Biombo para vestuario
- Sillas para niñoscant. 12
- Paragüeroscant. 2
- Perchascant. 80
- Cajas de almacenamientocant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 10
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 3
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Impresora
- Papel de impresióncant. 4
- Memorias USBcant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Faroles LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Bateríascant. 24
Decoración
- Caminos de mesa de telacant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Cojines decorativoscant. 30
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores de tizacant. 12
- Decoración de mesacant. 12
- Lienzo para fondo fotográfico
- Perchascant. 60
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 150
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores permanentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta adhesiva de doble caracant. 6
- Cuerdacant. 4
- Tijerascant. 8
- Masilla adhesivacant. 6
- Programascant. 150
- Pulserascant. 150
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Toallas de papelcant. 12
Consejos
- Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Confirma a cada narrador, comprueba los derechos de las historias y publica una versión definitiva en línea para no tener que corregir horarios después.
- Haz las reservas y revisa permisos y seguro con varias semanas de margen. Un cambio de espacio puede obligarte a rehacer la distribución de mesas, sillas, zona infantil, inscripción y vestuario.
- Calcula la llegada del público y prepara la mesa de inscripción con acreditaciones, folletos y señalización visible. Comparte las indicaciones con los voluntarios y asigna funciones concretas antes de imprimir el plan de trabajo.
- Prueba los altavoces activos y los micrófonos inalámbricos con cada espacio previsto, no solo en una sala vacía. Reserva tiempo para ajustar volumen, baterías y posiciones antes de abrir las puertas.
- Comprueba el inventario y la lista de la compra por separado al menos dos veces. Recibe los productos refrigerados con antelación, enfría las bebidas y revisa que haya vasos, tazas, platos, cubiertos, termos y jarras suficientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cuentos?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, narradores, reservas, permisos y seguro. Deja las 2 últimas semanas para inscripciones, voluntariado, impresión, compras y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de un festival de cuentos?
- Procura cerrarlo 4 semanas antes de la fecha. Así puedes publicar los horarios, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y preparar folletos sin cambiar continuamente la información.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cuentos?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada función crítica: inscripción, orientación, apoyo técnico, zona infantil y coordinación de narradores. Para un programa con varias salas, añade al menos 1 persona de apoyo por sala.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz una primera prueba técnica entre 7 y 10 días antes y una comprobación final el mismo día, como mínimo 2 horas antes de recibir al público. Prueba cada micrófono inalámbrico y cada altavoz en la posición real.
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