Zo organiseer je een verhalenfestival

Begin met het programma en de vertellers, niet met de versiering. Leg vast hoeveel zalen en leeshoeken je gebruikt, hoe bezoekers van de ontvangst naar de verhalen lopen en hoeveel tijd elk onderdeel krijgt. Reserveer daarna de locatie en controleer vergunningen, techniek en catering. In de laatste week draait alles om bevestigen: de bezoekerslijst, dieetwensen, vertellersbriefing, materialen en het draaiboek voor de opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vertellers en auteurs bevestigen
2 personen
3
Locatie en zalen reserveren
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Festival online aankondigen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Definitieve bezoekerslijst maken
10
Programma en routebord drukken
2 personen
11
Naambadges voorbereiden
2 personen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Versproducten ophalen
2 personen
15
Vertellersbriefing versturen
16
Materialen naar locatie brengen
3 personen
17
Locatie controleren
2 personen

Event

18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Leeshoeken inrichten
3 personen
20
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
23
Geluidsapparatuur testen
2 personen
24
Microfoons klaarleggen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
27
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
28
Bezoekers registreren
2 personen
29
Programma toelichten
30
Eerste verhalenronde begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzehapjes serveren
3 personen
33
Tweede verhalenronde begeleiden
2 personen
34
Avondbuffet serveren
4 personen
35
Servies en tafels bijhouden
2 personen
36
Avondprogramma begeleiden
2 personen
37
Laatste verhalenronde afronden
38
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Eten en drinken opruimen
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Materialen terugbrengen
3 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4
Verlenghaspelsaantal 2

Decoratie

Verhalenpostersaantal 12
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Boekenstandaardsaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Programmaflyersaantal 110

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Soeplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per zaal een duidelijk tijdsblok en zet op het programma ook de looptijd naar de volgende leeshoek. Zo voorkom je dat bezoekers te laat binnenkomen of een verhaal missen.
Test geluidsapparatuur en draadloze microfoons uiterlijk op de dag vóór het festival. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen bij de techniek; die worden vaak pas gemist wanneer een zaal al vol zit.
Maak de definitieve bezoekerslijst enkele dagen vooraf en verzamel dieetwensen vóór je de cateringhoeveelheden berekent. Houd bij koffie en thee rekening met de ontvangst én met de pauzes tussen verhalen.
Stuur vertellersbriefing en route-informatie minstens 3 dagen vooraf. Vermeld per verteller de zaal, het startuur, de beschikbare microfoon en waar materiaal kan worden neergelegd.
Richt de ontvangstbalie eerst in en plaats daarna programmaflyers, naamkaartjes en routeborden. Controleer elke leeshoek met een stoelentest: bezoekers moeten kunnen zitten, luisteren en zonder zoeken de uitgang vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een verhalenfestival?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vertellers en locatie. Reserveer zalen en controleer vergunningen zodra de datum vaststaat; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en opbouwplanning.
Hoeveel vertellers heb je nodig voor een verhalenfestival?: Dat hangt af van het aantal zalen en rondes. Reken per zaal en per programmaronde minstens één bevestigde verteller, plus een reserveoptie wanneer een verhaal uitvalt.
Wanneer test je de microfoons en geluidsapparatuur?: Test de volledige installatie uiterlijk de dag vóór het festival en opnieuw tijdens de opbouw. Controleer per zaal het volume, de batterijen, kabels en de positie van de luidsprekers; plan hiervoor minstens 30 minuten.
Wanneer maak je de definitieve bezoekerslijst?: Maak de lijst 3 tot 5 dagen vóór het festival, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Gebruik die versie voor naamkaartjes, catering en de ontvangstbalie en noteer wijzigingen op de dag zelf apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.