Ein Geschichtenfestival Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Geschichtenfestival entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Programm, Erzähler und Räume fest; danach folgen Anmeldungen, Verpflegung und die praktische Ausstattung. Plane Zeit für Techniktests, Wegweiser und ein Briefing der Mitwirkenden ein. Besonders häufig werden frische Lebensmittel, Ersatzbatterien und klare Wege zwischen Empfang, Lesungen und Leseecken zu spät organisiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Erzähler und Autoren bestätigen
2 Personen
- 3
Location und Räume reservieren
- 4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Festival online ankündigen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Endgültige Besucherliste erstellen
- 10
Programm- und Wegweiser drucken
2 Personen
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 15
Erzähler-Briefing versenden
- 16
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 17
Ort überprüfen
2 Personen
Event
- 18
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 19
Leseecken einrichten
3 Personen
- 20
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 23
Tonanlage testen
2 Personen
- 24
Mikrofone bereitlegen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
- 27
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 28
Besucher registrieren
2 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Erste Gesprächsrunde begleiten
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 33
Zweite Erzählrunde begleiten
2 Personen
- 34
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 35
Geschirr und Tische kontrollieren
2 Personen
- 36
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 37
Letzte Vorleserunde abschließen
- 38
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 40
Geräte ausschalten
2 Personen
- 41
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 42
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Location reinigen
4 Personen
- 45
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- HockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 2
Dekoration
- GeschichtenposterAnz. 12
- GirlandenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 6
- KreidestifteAnz. 12
- BuchständerAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 30
- ProgrammflyerAnz. 110
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- TrinkgläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 90
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- SuppenkellenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Programm und den bestätigten Erzählern. Reserviere die benötigten Räume erst danach endgültig und prüfe frühzeitig, ob Genehmigungen oder Meldungen erforderlich sind.
- Schließe die Besucherliste spätestens einige Tage vor dem Festival ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und berechne Catering, Tassen, Gläser, Teller und Besteck nicht nur nach der erwarteten Zahl, sondern mit einer kleinen Reserve.
- Schicke den Erzählern vorab ein Briefing mit Auftrittszeiten, Raum, Technik und Ansprechperson. Lege Funkmikrofone, Mikrofonständer und Ersatzbatterien am Veranstaltungstag gemeinsam an einem festen Ort bereit.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Laptop und jedes Mikrofon vor dem Einlass vollständig. Prüfe außerdem Verlängerungskabel auf Länge und sichere Laufwege, damit während der Lesungen niemand über die Technik stolpert.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: zuerst Tische und Stühle, dann Leseecken, Empfangstheke, Beschilderung und Dekoration. Kaffee und Tee sollten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen; frische Produkte holst du möglichst am selben Tag ab.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Geschichtenfestival organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Erzählern und Raumreservierungen. Einladungen und Online-Ankündigung können folgen, sobald diese Grundlagen bestätigt sind.
- Wann sollte die endgültige Besucherliste feststehen?
- Schließe die Liste idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Festival. So kannst du Ernährungswünsche, Cateringmengen, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig anpassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Geschichtenfestivals?
- Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Leseecken, Empfang, Dekoration und Wegweiser ein. Für Tonanlage und Mikrofone solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten für einen vollständigen Test einrechnen.
- Was wird bei einem Geschichtenfestival am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen Ersatzbatterien, ausreichend Verlängerungskabel, klare Raumhinweise und ein Briefing für die Erzähler. Lege diese Punkte spätestens am Vortag fest und bewahre die Technik gesammelt am Empfang oder am Bühnenbereich auf.
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