Cómo organizar un festival de cuentos sin perder el control

Un festival de cuentos necesita una secuencia clara: primero cierras la fecha, el programa y las salas; después confirmas a narradores, autores y asistentes. Los permisos, las inscripciones y las preferencias dietéticas deben quedar resueltos antes de imprimir materiales o calcular el catering. En el montaje, los fallos suelen aparecer en el sonido, la iluminación y la orientación del público. Este plan reúne 46 tareas y 45 materiales para llegar al día del festival con cada rincón preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar narradores y autores
2 personas
3
Reservar el recinto y las salas
4
Comprobar permisos y notificaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Anunciar el festival en línea
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Elaborar la lista definitiva de asistentes
10
Imprimir el programa y el mapa de ruta
2 personas
11
Preparar acreditaciones
2 personas
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Hacer la compra
2 personas
14
Recoger productos frescos
2 personas
15
Enviar la briefing de narradores
16
Llevar materiales al lugar
3 personas
17
Comprobar el lugar
2 personas

Evento

18
Montar mesas y sillas
4 personas
19
Montar rincones de lectura
3 personas
20
Montar el mostrador de recepción
2 personas
21
Colgar la decoración
2 personas
22
Colocar luces y iluminación ambiental
2 personas
23
Probar el equipo de sonido
2 personas
24
Dejar los micrófonos listos
25
Preparar café y té
2 personas
26
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
27
Atender la recepción
2 personas
28
Registrar a los visitantes
2 personas
29
Presentar el programa
30
Acompañar la primera ronda de historias
2 personas
31
Rellenar las bebidas
2 personas
32
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
33
Guiar una segunda ronda de historias
2 personas
34
Servir el buffet de la noche
4 personas
35
Controlar la vajilla y las mesas
2 personas
36
Coordinar el programa de la noche
2 personas
37
Cerrar la última ronda de historias
38
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

39
Recoger comida y bebida
3 personas
40
Apagar el equipo
2 personas
41
Desmontar mesas y sillas
4 personas
42
Recoger y separar la basura
3 personas
43
Lavar la vajilla
3 personas
44
Limpiar el lugar
4 personas
45
Devolver los materiales
3 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Taburetescant. 12
Mantelescant. 12
Percheroscant. 3

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4
Enrollacablescant. 2

Decoración

Pósters de historiascant. 12
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Atriles para libroscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30
Folletos del programacant. 110

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tazones para sopacant. 90
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cucharones para sopacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y las salas; confirma a narradores y autores antes de anunciar el festival, porque cualquier cambio altera las inscripciones y el mapa de ruta.
Revisa permisos y notificaciones con varias semanas de margen. No dejes para la última semana la confirmación del recinto ni la distribución de las sesiones por sala.
Cierra la lista definitiva de asistentes antes de calcular el catering. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y compra los productos frescos lo más cerca posible del día del festival.
Envía a cada narrador un briefing con horarios, sala y necesidades técnicas. Haz una prueba completa del sonido y deja preparados micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y baterías de repuesto antes de abrir la recepción.
Reserva tiempo específico para el montaje: coloca recepción, acreditaciones, rincones de lectura, programa, mapa, iluminación y señalización antes de que llegue el público. Comprueba cada sala caminando el recorrido que harán los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cuentos?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, programa, recinto, permisos y narradores. Deja la última semana para confirmar asistentes, imprimir materiales, comprar lo necesario y enviar el briefing final.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del festival?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento, según la capacidad de las salas. Así tendrás tiempo para elaborar la lista definitiva, preparar acreditaciones y calcular las cantidades de catering.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un festival de cuentos?: Reserva entre 3 y 4 horas para montar mesas, sillas, recepción, rincones de lectura, decoración, luces y equipo de sonido. Haz la prueba de micrófonos y altavoces como mínimo 60 minutos antes de la primera sesión.
¿Qué se suele olvidar en un festival de cuentos?: A menudo faltan baterías de repuesto, cables alargadores, regletas, señalización de las salas y copias impresas del programa y el mapa. Comprueba estos elementos durante la revisión del recinto, no cuando ya haya llegado el público.

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