Organiser un festival de contes, étape par étape

Un festival de contes se prépare d’abord comme un parcours pour le public : plusieurs conteurs, des espaces identifiés et un programme facile à suivre. Commencez par fixer la date, les horaires et les salles avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les besoins alimentaires et la technique sonore doivent être traités plusieurs semaines à l’avance. La veille, vérifiez le lieu, les micros, l’éclairage et l’accueil, puis gardez le jour même pour l’installation et les derniers réglages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les conteurs et les auteurs
2 personnes
3
Réserver le lieu et les salles
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Annoncer le festival en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la liste définitive des visiteurs
10
Imprimer le programme et le panneau de parcours
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer les produits frais
2 personnes
15
Envoyer le briefing des conteurs
16
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
17
Vérifier le lieu
2 personnes

Événement

18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Aménager des coins lecture
3 personnes
20
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
2 personnes
23
Tester le matériel sonore
2 personnes
24
Préparer les micros
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
27
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
29
Présenter le programme
30
Encadrer le premier tour de récits
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir les en-cas de pause
3 personnes
33
Animer le deuxième tour de récits
2 personnes
34
Servir le buffet du soir
4 personnes
35
Garder la vaisselle et les tables en ordre
2 personnes
36
Encadrer le programme du soir
2 personnes
37
Clore le dernier tour de témoignages
38
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Éteindre l’équipement
2 personnes
41
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
42
Collecter et trier les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer le lieu
4 personnes
45
Rapporter le matériel
3 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tabouretsqté 12
Nappesqté 12
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges électriquesqté 2

Décoration

Posters d’histoiresqté 12
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Présentoirs à livresqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Flyers du programmeqté 110

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louches à soupeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez pour chaque conte la salle, l’horaire, la durée et le nom du conteur. Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux sessions si le public doit changer d’espace.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis bloquez la liste définitive des visiteurs 5 à 7 jours avant le festival. Ce délai permet de calculer les quantités de boissons, de repas et de vaisselle sans acheter au dernier moment.
Envoyez le briefing aux conteurs au moins 7 jours avant l’événement. Ajoutez les horaires d’arrivée, le plan du parcours, les contacts utiles et les consignes concernant les microphones ou les espaces de lecture.
Faites un test sonore complet la veille, avec chaque microphone et chaque enceinte utilisés pendant le festival. Gardez des piles de rechange, des rallonges et des multiprises accessibles : ce sont les éléments souvent oubliés au moment de l’installation.
Installez l’accueil avant la décoration : table, badges, stylos, programme imprimé et panneau de parcours doivent être prêts avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi un éclairage suffisant dans les zones de circulation, surtout si les contes se déroulent dans plusieurs salles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de contes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les conteurs, réserver les salles, vérifier les autorisations, lancer les inscriptions et commander le matériel nécessaire.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival de contes ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 5 à 7 jours avant le festival afin d’établir la liste finale et de calculer le catering.
Comment organiser le parcours entre les salles ?: Attribuez une salle et un horaire précis à chaque conte, puis indiquez les changements sur un panneau visible à l’accueil. Laissez 10 à 15 minutes entre deux séances pour permettre aux visiteurs de se déplacer sans interrompre les récits.
Quand tester la sonorisation d’un festival de contes ?: Effectuez un test complet la veille, puis un contrôle rapide 1 à 2 heures avant l’ouverture. Testez chaque microphone, les enceintes, la table de mixage, les câbles et les piles de rechange.

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