Zo organiseer je een verhalenavond zonder last-minute stress

Begin een verhalenavond niet met de hapjes, maar met de vertellers en de beschikbare tijd. Bevestig eerst de locatie en reserveringen, leg daarna het programma vast en verzamel per verhaal de titel en speelduur. Verstuur publieksinformatie zodra aanmelden kan en vraag dieetwensen meteen uit. Op de dag zelf draait alles om een rustige spreekplek, getest geluid, goed licht en een ontvangsttafel die vóór de eerste gast klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Vertellers bevestigen
8
Verhalen en tijden verzamelen
9
Publieksinformatie versturen
10
Materialen controleren
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte controleren
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen neerzetten
3 personen
19
Spreekplek inrichten
2 personen
20
Geluidsapparatuur testen
2 personen
21
Verlichting instellen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Buffet klaarzetten
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

25
Vertellers ontvangen
2 personen
26
Bezoekers registreren
3 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Openingsverhaal aankondigen
29
Verhalenblokken begeleiden
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauze aankondigen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Microfoon doorgeven
35
Laatste verhaal aankondigen
36
Afsluiting verzorgen
37
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

38
Etensresten opruimen
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Materialen inpakken
2 personen
45
Locatie afsluiten
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen bewaren
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Spreekstoel
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare geluidsbox
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 12
Programmaflyersaantal 70
Menukaartenaantal 6
Boeketvaasjesaantal 6
Tafelbordjesaantal 6

Keuken

Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijschalenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blik
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per verteller een vast tijdsblok en houd enkele minuten tussen verhalen vrij voor applaus, wissels en korte aankondigingen. Verzamel titels en tijden uiterlijk een week vooraf, zodat de programmaflyers nog kloppen.
Test de draadloze microfoon, draagbare geluidsbox en microfoonstandaard vóór de deuren opengaan. Leg oplaadbare batterijen klaar en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen; een lege batterij is sneller een probleem dan een ontbrekende decoratie.
Zet de spreekplek niet pas tijdens de ontvangst klaar. Plaats de spreekstoel of standaard, controleer zichtlijnen vanaf de achterste stoelen en stel staande lampen zo in dat de verteller zichtbaar is zonder verblind te worden.
Maak de registratie- en buffettafel af voordat de eerste gasten binnenkomen. Leg naamkaartjes, pennen, programmaflyers en servies klaar; koel dranken en zet koffie- en theeservice zo neer dat de rij niet voor de spreekplek ontstaat.
Tel stoelen, glazen en kopjes op basis van het aantal aanmeldingen en voeg een kleine reserve toe. Controleer ook kapstokken en tafels: ontbrekende plek voor jassen of hapjes valt pas op wanneer de zaal al volloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een verhalenavond meestal?: Reken voor een programma met 6 tot 8 vertellers op ongeveer 2 tot 2,5 uur, inclusief korte pauze. Plan per verhaal de afgesproken speeltijd en houd minimaal 5 minuten wisselruimte per verteller aan.
Wanneer moet ik vertellers voor een verhalenavond bevestigen?: Bevestig vertellers bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag uiterlijk 7 dagen voor de avond de definitieve titel, speelduur en eventuele technische wensen op, zodat het programma en de publieksinformatie niet meer hoeven te schuiven.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een verhalenavond?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna meestal 1 tot 2 per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine stuks per persoon een bruikbaar uitgangspunt, met extra aandacht voor de verzamelde dieetwensen.
Wanneer moet ik het geluid testen bij een verhalenavond?: Doe de eerste geluidscheck minimaal 60 minuten voor de ontvangst en herhaal kort de microfooncheck zodra de ruimte gevuld raakt. Test ook het bereik van de draadloze microfoon en leg reservebatterijen binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.