Einen Geschichtenabend Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige den Veranstaltungsort und nimm Reservierungen früh vor, spätestens drei bis vier Wochen vor dem Geschichtenabend. Prüfe dabei, ob genügend Stühle, Tische und Platz für einen Sprecherbereich vorhanden sind.
• Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vorher und führe die Anmeldungen laufend nach. Frage direkt nach Ernährungswünschen, damit Snacks und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
• Stelle das Programm erst zusammen, wenn Geschichten und Zeitangaben von allen Erzählern vorliegen. Plane pro Beitrag eine feste Dauer und zusätzlich 5 bis 10 Minuten Puffer für Wechsel, Begrüßung und Rückfragen ein.
• Teste die Tontechnik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei das kabellose Mikrofon, den Lautsprecher, den Mikrofonständer, Verlängerungskabel und die geladenen Batterien gemeinsam – ein einzelner fehlender Bestandteil reicht für eine Verzögerung.
• Bereite Registrierungstisch, Programmflyer, Namensschilder und Verpflegung vor dem Eintreffen der Gäste vor. Getränke sollten bereits gekühlt sein, während Kaffee und Tee in Kannen oder Thermoskannen bereitstehen, damit die Anmeldung nicht blockiert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Geschichtenabend planen?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit Ort, Reservierungen und Erzählern. Die Einladungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Abend verschickt werden.

Wie viel Zeit sollte ein Erzähler für eine Geschichte bekommen?

Lege pro Beitrag eine feste Dauer fest und sammle die Zeiten vor der Programmplanung. Plane zusätzlich 5 bis 10 Minuten Puffer pro Programmpunkt für Wechsel und kurze Ansagen ein.

Wann sollte man die Technik für einen Geschichtenabend testen?

Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor dem Einlass und teste Mikrofon, Lautsprecher, Ständer, Kabel und Batterien vollständig. So bleibt noch Zeit, einen technischen Fehler zu beheben.

Wie viele Getränke braucht man für einen Geschichtenabend?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Ergänze Wasser sowie Kaffee oder Tee und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche bei den Snacks.