Organiser une soirée contes, étape par étape

Une soirée contes réussie repose d’abord sur un programme clair et des conteurs confirmés, puis sur une installation qui favorise l’écoute. Commencez par confirmer le lieu, les réservations et les inscriptions avant de préparer le buffet ou la décoration. Prévoyez les besoins alimentaires, les horaires de passage et les informations envoyées au public. Le jour même, gardez au moins deux heures pour installer les chaises, tester le micro et régler l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu
2
Faire les réservations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le programme
2 personnes
7
Confirmer les conteurs
8
Recueillir les histoires et les horaires
9
Envoyer les informations au public
10
Vérifier le matériel
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Vérifier l’espace
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
20
Tester le matériel sonore
2 personnes
21
Régler l’éclairage
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre le buffet en place
3 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

25
Accueillir les conteurs
2 personnes
26
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Annoncer le récit d'ouverture
29
Animer les blocs d’histoires
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Annoncer la pause
33
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
34
Passer le micro
35
Annoncer la dernière histoire
36
Assurer la clôture
37
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

38
Ramasser les restes de nourriture
2 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Emballer le matériel
2 personnes
45
Fermer le lieu
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Conserver les objets trouvés
48
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Pupitre
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60
Couverts de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Micro sans fil
Enceinte portable
Pied de microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Piles rechargeablesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 12
Flyers du programmeqté 70
Cartes de menuqté 6
Vases à bouquetsqté 6
Pancartes de tableqté 6

Cuisine

Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4
Glacièresqté 3
Bacs de découpeqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelle
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les conteurs et récupérez leurs histoires ainsi que leurs horaires au moins 10 jours avant la soirée. Vous pourrez alors construire un programme réaliste et annoncer une durée précise au public.
Traitez les inscriptions dès leur réception et demandez les besoins alimentaires au même moment. Faites une relance 5 à 7 jours avant l’événement pour éviter de préparer un buffet inadapté.
Réservez deux heures avant l’accueil pour installer les tables, les chaises et l’espace de parole. Gardez une allée dégagée entre la table d’inscription, le buffet et les places assises.
Testez le micro sans fil, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des conteurs. Faites un essai depuis la dernière rangée : une voix audible sans crier vaut mieux qu’un réglage découvert pendant le premier récit.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, mais mettez le buffet en place juste avant l’ouverture. Préparez aussi les badges, les stylos et les programmes pour que l’accueil ne bloque pas à l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée contes ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour confirmer le lieu, réserver les conteurs, ouvrir les inscriptions et communiquer le programme. Gardez les 7 derniers jours pour les relances, les courses et la vérification du matériel.
Quand faut-il confirmer les conteurs pour une soirée contes ?: Confirmez-les au moins 10 jours avant la date prévue. Demandez en même temps le titre ou le résumé de chaque histoire, la durée et les besoins techniques afin de finaliser le programme.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée contes ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’accueil du public. Ce créneau permet d’installer les chaises et les tables, aménager le pupitre, tester le son, régler l’éclairage et préparer l’inscription.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée du public ?: Vérifiez le programme imprimé, les inscriptions, les besoins alimentaires, le buffet, les boissons et l’équipement sonore. Faites un dernier contrôle 30 minutes avant l’ouverture, puis accueillez les conteurs avant les premiers participants.

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