Zo organiseer je een verenigingsmarkt zonder last-minute chaos

Begin met het programma en de datum, en werk daarna terug naar de aanmelddeadline van de verenigingen. Op een verenigingsmarkt bepalen het aantal stands, de beschikbare stroompunten en de publieksroute hoeveel ruimte je nodig hebt. Regel promotie pas nadat verenigingen hun deelname hebben bevestigd, zodat je programma klopt. In de laatste week draait alles om instructies, plattegrond, vrijwilligers en een controle van materialen zoals tafels, verlengkabels, koeling en pinapparaten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Verenigingen benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie online plaatsen
6
Promotieposters verspreiden
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Standindeling maken
2 personen
11
Programma publiceren
12
Reserveringen maken
13
Vergunningen controleren
14
Verzekeringspapieren klaarleggen
15
Contactlijst afdrukken
16
Plattegrond afdrukken
17
Stroompunten controleren
2 personen
18
Verlengkabels testen
2 personen
19
Koelcapaciteit controleren
20
Voorraadlijsten maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Standhouders instructies sturen
24
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
25
Naambadges maken
2 personen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen
27
Kassa’s testen
2 personen
28
Contant geld wisselen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Servies sorteren
2 personen
34
Materialen bundelen
3 personen
35
Weersverwachting controleren
36
Telefoons opladen
2 personen
37
Terrein vrijmaken
4 personen
38
Tenten opbouwen
6 personen
39
Tafels opstellen
4 personen
40
Stoelen opstellen
3 personen
41
Stroom aansluiten
2 personen
42
Verlichting ophangen
3 personen
43
Standnummers plaatsen
2 personen
44
Decoratie ophangen
3 personen
45
Infopunt inrichten
2 personen
46
Cateringpunt inrichten
3 personen
47
Kassa’s inrichten
2 personen
48
Hapjes uitstallen
3 personen
49
Plattegronden ophangen
2 personen

Event

50
Standhouders ontvangen
3 personen
51
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
52
Bezoekers verwelkomen
3 personen
53
Infopunt bemannen
2 personen
54
Catering bedienen
4 personen
55
Kassa’s bedienen
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Voorraad controleren
61
Standhouders ondersteunen
2 personen
62
Verlichting inschakelen
63
Laatste bestellingen opnemen
2 personen
64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Kassa’s afsluiten
2 personen
66
Voedsel veilig opbergen
3 personen
67
Standhouders laten afbreken
3 personen
68
Tenten afbreken
6 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
75
Materialen retourneren
3 personen
76
Afval afvoeren
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 8
Krukkenaantal 12
Kleedhokjesaantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Klapbankenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassa’saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Megafonenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Stroomhaspelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Verenigingsbannersaantal 12
Aankondigingsbord
Krijtbordenaantal 8
Fotowand

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24
Keukenweegschalenaantal 2
Handschoenen voor voedsel
Schortenaantal 12
Haarnetjes
Flessenopenersaantal 6
Thermometersaantal 2
Maatlepelsaantal 2
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Afwasbakkenaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Waterjerrycansaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 300
Standnummerkaartenaantal 40
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Balpennenaantal 30
Markersaantal 20
Klembordenaantal 10
Prijslijstenaantal 40
Kassabonnenrollenaantal 20
Contantgeldbakkenaantal 4
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 500
Papiertapeaantal 12
Ducttapeaantal 8
Touw
Tie-wraps
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjes
Pennenbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijen
Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 20
Pionnenaantal 20
Waarschuwingslint
Hesjesaantal 20
Regenschermenaantal 4

Tips

Leg de aanmelddeadline minimaal 4 weken voor de markt vast. Vraag verenigingen meteen naar hun standruimte, stroombehoefte, activiteit en dieetwensen; die gegevens heb je later nodig voor de indeling en catering.
Maak de standindeling zodra de aanmeldingen sluiten en houd een vrije doorgang van ongeveer 1,5 meter aan. Zet verenigingen met versterkers, demonstraties of extra stroom niet zonder controle naast elkaar.
Stuur standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf één praktische instructie met opbouwtijd, parkeerinformatie, standmaten, contactpersoon en wat zij zelf meenemen. Voeg de plattegrond toe, zodat vragen op de ochtend zelf beperkt blijven.
Test alle verlengkabels, stekkerdozen, stroomhaspels en pinapparaten uiterlijk 2 dagen vooraf. Tel per stroompunt het verwachte gebruik op en leg opladers, oplaadstations en reservekabels op één herkenbare plek.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedere ploeg een contactlijst, plattegrond en duidelijke taak. Controleer vóór opening ook de naambadges, prijslijsten, koelkasten of koelboxen en de werking van microfoon of megafon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsmarkt organiseren?: Begin ongeveer 10 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Open de aanmeldingen uiterlijk 8 weken vooraf en sluit ze ongeveer 4 weken voor de markt, zodat je tijd houdt voor de standindeling en publicatie van het programma.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een verenigingsmarkt nodig?: Reken voor een eenvoudige stand op minimaal 3 bij 3 meter, inclusief tafel en ruimte voor de standhouder. Tel extra ruimte op voor kledingrekken, kleedhokjes, demonstraties of wachtrijen en houd ongeveer 1,5 meter vrij voor de publieksroute.
Wanneer stuur je de instructies naar verenigingen?: Stuur de praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor de markt. Vraag om bevestiging binnen 3 dagen, zodat je open plekken, wijzigingen in stroomgebruik en ontbrekende informatie nog kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingsmarkt?: Plan als basis 1 coördinator, 1 aanspreekpunt voor standhouders en 1 vrijwilliger per 8 tot 10 stands tijdens opbouw en opening. Voeg bij meer dan 20 stands minstens 2 extra mensen toe voor publieksvragen, techniek en wisselingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.