So organisierst du einen Vereinsmarkt
Ein Vereinsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum und Programm fest, dann gewinnst du Vereine und öffnest die Anmeldung. Danach bestätigst du die Standbetreiber, teilst die Fläche ein und veröffentlichst das Programm. Besonders häufig werden Genehmigungen, Stromanschlüsse, Kühlkapazität und die Einteilung der Freiwilligen zu spät geklärt. Plane diese Punkte nicht erst für die Aufbauwoche ein, sondern prüfe sie, sobald die ersten Anmeldungen eingehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Vereine ansprechen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung online stellen
- 6
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 10
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 11
Programm veröffentlichen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Genehmigungen prüfen
- 14
Versicherungsunterlagen bereitlegen
- 15
Kontaktliste ausdrucken
- 16
Lageplan drucken
- 17
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 18
Verlängerungskabel testen
2 Personen
- 19
Kühlkapazität prüfen
- 20
Vorratslisten erstellen
2 Personen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 23
Anweisungen an die Standbetreiber senden
- 24
Preisliste vorbereiten
2 Personen
- 25
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 26
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 27
Kassen testen
2 Personen
- 28
Bargeld wechseln
- 29
Einkaufen gehen
3 Personen
- 30
Getränke kühlen
2 Personen
- 31
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 33
Geschirr sortieren
2 Personen
- 34
Materialien bündeln
3 Personen
- 35
Wettervorhersage prüfen
- 36
Telefone aufladen
2 Personen
- 37
Gelände freimachen
4 Personen
- 38
Zelte aufbauen
6 Personen
- 39
Tische aufstellen
4 Personen
- 40
Stühle aufstellen
3 Personen
- 41
Strom anschließen
2 Personen
- 42
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 43
Standnummern anbringen
2 Personen
- 44
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 45
Infopunkt einrichten
2 Personen
- 46
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 47
Kassen einrichten
2 Personen
- 48
Snacks auslegen
3 Personen
- 49
Pläne aufhängen
2 Personen
Event
- 50
Aussteller empfangen
3 Personen
- 51
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
- 52
Besucher begrüßen
3 Personen
- 53
Infostand besetzen
2 Personen
- 54
Catering servieren
4 Personen
- 55
Kassen bedienen
2 Personen
- 56
Snacks servieren
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Toiletten kontrollieren
- 60
Bestand prüfen
- 61
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 62
Beleuchtung einschalten
- 63
Letzte Bestellungen aufnehmen
2 Personen
- 64
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 65
Kassen abschließen
2 Personen
- 66
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
- 67
Aussteller abbauen lassen
3 Personen
- 68
Zelte abbauen
6 Personen
- 69
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 70
Abfall sammeln
4 Personen
- 71
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 72
Gelände reinigen
4 Personen
- 73
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 74
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
- 75
Materialien zurückgeben
3 Personen
- 76
Abfall entsorgen
2 Personen
- 77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 8
- KlappischeAnz. 8
- HockerAnz. 12
- UmkleidekabinenAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
- KlappbänkeAnz. 6
Ausstattung
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KassenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- MegafoneAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 150
- BallongewichteAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 8
- VereinsbannerAnz. 12
- Ankündigungstafel
- KreidetafelnAnz. 8
- Fotowand
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- VorratsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
- KüchenwaagenAnz. 2
- Lebensmittelhandschuhe
- SchürzenAnz. 12
- Haarnetze
- FlaschenöffnerAnz. 6
- ThermometerAnz. 2
- MesslöffelAnz. 2
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- SpülbeckenAnz. 4
- AbtropfgitterAnz. 4
- WasserkanisterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Staubsauger
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Verwaltung
- AnmeldeformulareAnz. 100
- ProgrammflyerAnz. 500
- PläneAnz. 300
- StandnummernkartenAnz. 40
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- KugelschreiberAnz. 30
- MarkerAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 10
- PreislisteAnz. 40
- KassenbonrollenAnz. 20
- BargeldkassenAnz. 4
- GeldkassettenAnz. 2
- ArmbänderAnz. 500
- PapierklebebandAnz. 12
- GewebeklebebandAnz. 8
- Seil
- Kabelbinder
- SchereAnz. 8
- TackerAnz. 4
- Klammern
- StiftehalterAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
- Ersatzbatterien
- Rutschfeste MattenAnz. 12
- KabelmattenAnz. 20
- KegelAnz. 20
- Warnband
- WarnwestenAnz. 20
- RegenschirmeAnz. 4
Tipps
- Lege Datum und Programm fest, bevor du Vereine anschreibst. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn du festlegen kannst, welche Standflächen, Zeiten und Angebote tatsächlich vorgesehen sind.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche sofort. Sobald die Anmeldefrist endet, solltest du die Standbetreiber bestätigen und die Standaufteilung erstellen, statt beides bis kurz vor dem Markt aufzuschieben.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherungsunterlagen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Für Rückfragen von Behörden oder Vereinen bleibt dann noch ausreichend Zeit, ohne dass Einladungen und Werbung bereits geändert werden müssen.
- Plane Strom und Kühlung nach dem Lageplan. Kontrolliere alle Verlängerungskabel und Kabeltrommeln, prüfe die vorhandenen Kühlschränke und Kühlboxen und kläre, welche Kassen und Kartenlesegeräte an welchem Stand gebraucht werden.
- Schicke den Standbetreibern vor dem Aufbau eine kurze Anleitung mit Ankunftszeit, Standnummer, Stromanschluss und Ansprechpartner. Teile die Freiwilligen nach Aufgaben ein und drucke Kontaktliste, Lageplan, Preislisten und Namensschilder spätestens am Vortag aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vereinsmarkt organisieren?
- Beginne etwa 3 bis 6 Monate vor dem Termin mit Datum, Programm und der Ansprache der Vereine. Genehmigungen, Versicherung und Standaufteilung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher geklärt sein.
- Wann sollte die Anmeldung für Vereine geöffnet werden?
- Öffne das Formular, sobald Datum, Programm und die grundlegenden Standbedingungen feststehen, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Markt. Setze eine klare Anmeldefrist von etwa 2 bis 3 Wochen.
- Wie viele Helfer braucht ein Vereinsmarkt?
- Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens 1 verantwortliche Person und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Aufbau, Besucherfragen und Nachschub ein. Lege die Schichten spätestens 2 Wochen vor dem Termin fest.
- Wann muss man Strom und Kühlung prüfen?
- Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kühlkapazität spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Nach der Standaufteilung solltest du die Prüfung anhand des Lageplans wiederholen.
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