Cómo organizar un mercado de asociaciones paso a paso

Organizar un mercado de asociaciones requiere cerrar primero la fecha, el programa y la participación de las entidades. Después vienen las inscripciones, el plano de puestos, los permisos y la coordinación de voluntarios. La parte que suele complicarse al final es operativa: electricidad, frío, cobros, señalización y las instrucciones que recibe cada expositor. Este plan reúne 77 tareas y 104 materiales para que puedas avanzar en el orden adecuado y llegar al montaje con la información comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar con asociaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar la promoción en línea
6
Distribuir carteles promocionales
3 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
10
Hacer el plano de puestos
2 personas
11
Publicar el programa
12
Hacer reservas
13
Comprobar permisos
14
Preparar los documentos del seguro
15
Imprimir la lista de contactos
16
Imprimir el plano
17
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
18
Probar cables de extensión
2 personas
19
Comprobar la capacidad de refrigeración
20
Hacer listas de inventario
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Enviar instrucciones a los expositores
24
Preparar listas de precios
2 personas
25
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
26
Preparar señales de ruta
2 personas
27
Probar las cajas registradoras
2 personas
28
Cambiar efectivo
29
Hacer la compra
3 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
32
Preparar aperitivos
3 personas
33
Clasificar la vajilla
2 personas
34
Agrupar los materiales
3 personas
35
Comprobar el pronóstico del tiempo
36
Cargar los teléfonos
2 personas
37
Despejar el recinto
4 personas
38
Montar tiendas
6 personas
39
Montar mesas
4 personas
40
Colocar las sillas
3 personas
41
Conectar la corriente
2 personas
42
Colgar la iluminación
3 personas
43
Colocar números de stand
2 personas
44
Colgar la decoración
3 personas
45
Montar el punto de información
2 personas
46
Montar el punto de catering
3 personas
47
Montar las cajas registradoras
2 personas
48
Montar aperitivos
3 personas
49
Colgar planos
2 personas

Evento

50
Recibir a los expositores
3 personas
51
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
52
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
53
Atender el punto de información
2 personas
54
Servir el catering
4 personas
55
Operar las cajas
2 personas
56
Servir aperitivos
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Comprobar el inventario
61
Apoyar a los expositores
2 personas
62
Encender la iluminación
63
Tomar los últimos pedidos
2 personas
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Cerrar las cajas
2 personas
66
Almacenar los alimentos de forma segura
3 personas
67
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
68
Desmontar las tiendas
6 personas
69
Recoger mesas y sillas
5 personas
70
Recoger la basura
4 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Limpiar el recinto
4 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Contar el stock restante
2 personas
75
Devolver los materiales
3 personas
76
Retirar los residuos
2 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 8
Taburetescant. 12
Probadorescant. 2
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Bancos plegablescant. 6

Equipo

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Megáfonoscant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 12
Mantelescant. 24
Arreglos floralescant. 8
Banners de la asociacióncant. 12
Pizarra de anuncios
Pizarrascant. 8
Photowall

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Básculas de cocinacant. 2
Guantes para alimentos
Delantalescant. 12
Redecillas para el pelo
Abrebotellascant. 6
Termómetroscant. 2
Cucharas medidorascant. 2
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 12
Fregaderoscant. 4
Rejillas de escurridocant. 4
Bidones de aguacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradora
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Administración

Formularios de inscripcióncant. 100
Folletos del programacant. 500
Planoscant. 300
Tarjetas con número de standcant. 40
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Marcadorescant. 20
Portapapelescant. 10
Listas de precioscant. 40
Rollos de reciboscant. 20
Cajas para dinero en efectivocant. 4
Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 500
Cinta de papelcant. 12
Cinta americanacant. 8
Cuerda
Bridas
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Grapas
Portalápicescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Baterías de repuesto
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 20
Conoscant. 20
Cinta de advertencia
Chalecoscant. 20
Paraguascant. 4

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Deja un plazo de al menos dos semanas para que las asociaciones confirmen su participación y sus necesidades.
Pide con la inscripción las preferencias dietéticas, los requisitos eléctricos y el tipo de puesto. Con esos datos podrás fijar los soportes, preparar el plano y evitar cambios durante el montaje.
Dibuja el plano con medidas reales y comprueba los puntos de electricidad antes del evento. Prueba los cables alargadores, las regletas y los enrollacables con antelación, no el mismo día.
Envía a cada expositor instrucciones concretas sobre horarios, acceso, puesto, precios y contacto. Imprime también el plano y la lista de contactos para que el equipo pueda resolver incidencias sin depender del teléfono.
Asigna voluntarios por franjas y zonas, incluyendo una persona para cobros y otra para incidencias. Comprueba la capacidad de las neveras y prepara las cajas registradoras y los datáfonos antes de abrir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de asociaciones?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha. Reserva las primeras 2 semanas para fijar el programa, contactar con asociaciones y comprobar permisos; deja las 2 últimas para confirmar inscripciones, imprimir documentos y preparar el montaje.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de las asociaciones?: Cierra el formulario entre 2 y 3 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, completar el plano de puestos, asignar soportes y enviar instrucciones definitivas a los expositores.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: El día anterior revisa el plano, los contactos, los permisos, la electricidad y el inventario. Prueba todos los cables alargadores y equipos de cobro, y confirma que hay suficiente refrigeración para los productos que lo necesiten.
¿Cómo se organiza el montaje de los puestos?: Prepara el plano y las instrucciones al menos 7 días antes, y asigna voluntarios por zonas. El día del montaje, coloca primero carpas, mesas y sillas; después revisa electricidad, neveras, señalización, identificación de asociaciones y equipos de cobro antes de abrir.

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