Organiser un marché associatif, étape par étape

Un marché associatif se prépare d’abord sur le papier : date, programme, associations invitées et capacité d’accueil. Ensuite, les inscriptions permettent de construire un plan de stands réaliste, de prévoir les besoins alimentaires et d’anticiper le matériel. Les oublis arrivent surtout lors des dernières vérifications : autorisations, assurance, alimentation électrique, froid et consignes aux exposants. Suivez l’ordre de préparation pour éviter les changements de dernière minute et garder une circulation claire le jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les associations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion en ligne
6
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Préparer le plan du stand
2 personnes
11
Publier le programme
12
Faire les réservations
13
Vérifier les autorisations
14
Préparer les documents d’assurance
15
Imprimer la liste de contacts
16
Imprimer le plan
17
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
18
Tester les rallonges
2 personnes
19
Vérifier la capacité de refroidissement
20
Établir les listes de stock
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Envoyer les consignes aux exposants
24
Préparer les listes de prix
2 personnes
25
Créer les badges nominatifs
2 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
27
Tester les caisses
2 personnes
28
Changer l'argent liquide
29
Faire les courses
3 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Trier la vaisselle
2 personnes
34
Regrouper le matériel
3 personnes
35
Vérifier les prévisions météo
36
Charger les téléphones
2 personnes
37
Dégager le site
4 personnes
38
Monter les tentes
6 personnes
39
Installer les tables
4 personnes
40
Installer les chaises
3 personnes
41
Brancher l’électricité
2 personnes
42
Installer l'éclairage
3 personnes
43
Placer les numéros des stands
2 personnes
44
Installer la décoration
3 personnes
45
Aménager le point d’information
2 personnes
46
Aménager le point de restauration
3 personnes
47
Installer les caisses
2 personnes
48
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
49
Afficher les plans
2 personnes

Événement

50
Accueillir les exposants
3 personnes
51
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
52
Accueillir les visiteurs
3 personnes
53
Tenir le point d'information
2 personnes
54
Assurer le service traiteur
4 personnes
55
Gérer les caisses
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Vérifier les stocks
61
Soutenir les exposants
2 personnes
62
Allumer l’éclairage
63
Recueillir les dernières commandes
2 personnes
64
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

65
Clôturer les caisses
2 personnes
66
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
67
Demander aux exposants de démonter leur stand
3 personnes
68
Démonter les tentes
6 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Compter le stock restant
2 personnes
75
Retourner les matériels
3 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 8
Tabouretsqté 12
Cabines d'essayageqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Bancs pliantsqté 6

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Mégaphonesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Enrouleurs électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Bannières de l’associationqté 12
Panneau d’annonce
Panneaux en ardoiseqté 8
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24
Balances de cuisineqté 2
Gants alimentaires
Tabliersqté 12
Filets à cheveux
Tire-bouchonsqté 6
Thermomètresqté 2
Cuillères doseusesqté 2
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Bidons d'eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 300
Cartes avec numéro de standqté 40
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 10
Listes de prixqté 40
Rouleaux de tickets de caisseqté 20
Bacs à argent liquideqté 4
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 500
Ruban de papierqté 12
Ruban adhésifqté 8
Corde
Attaches-câbles
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafes
Pots à crayonsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechange
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 20
Cônesqté 20
Ruban de signalisation
Giletsqté 20
Parapluiesqté 4

Conseils

Commencez 8 à 10 semaines avant l’événement par la date, le programme et les premiers contacts avec les associations. Ouvrez ensuite le formulaire d’inscription avec une date limite située au moins 3 semaines avant le marché.
Après chaque inscription, notez le nom de l’association, le type de stand, les besoins électriques, le mobilier demandé et les besoins alimentaires. Faites une relance 7 jours avant la clôture, puis confirmez les exposants une fois la liste stabilisée.
Construisez le plan des stands avant de commander ou de répartir le matériel. Prévoyez des tables, chaises, portants ou cabines d’essayage selon les activités, en gardant des passages suffisamment larges pour les visiteurs et les bénévoles.
Vérifiez les autorisations et les documents d’assurance au moins 3 semaines à l’avance. Cette étape est souvent repoussée, tout comme l’impression du plan, de la liste de contacts et des badges nominatifs.
Testez les rallonges, multiprises et enrouleurs électriques la veille, puis contrôlez les points d’alimentation sur place. Vérifiez aussi la capacité des réfrigérateurs et glacières, les terminaux de paiement et les stations de recharge avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché associatif ?: Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Gardez les 2 dernières semaines pour confirmer les exposants, finaliser le plan, répartir les bénévoles et régler les détails de matériel.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, préparer le plan des stands, établir les listes de prix et envoyer les consignes.
Combien de temps avant faut-il vérifier les autorisations et l’assurance ?: Faites cette vérification au moins 3 semaines avant l’événement, puis contrôlez une dernière fois les documents 7 jours avant. Cela laisse une marge pour corriger un dossier incomplet sans modifier le programme.
Quand tester le matériel électrique et le froid ?: Testez les rallonges, multiprises, enrouleurs et terminaux de paiement la veille, puis refaites un contrôle à l’installation. Vérifiez les réfrigérateurs et glacières au moins 2 heures avant l’ouverture pour confirmer qu’ils atteignent la température prévue.

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